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Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautomat
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ben12
Neuling


Verfasst am:
27. Feb 2014, 23:20
Rufname:

Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautomat - Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautomat

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       Version: Office 2010

Hallo,

ich hoffe jemand kann mich hier auf den richtigen Weg bringen bzw. mir ein paar Stichworte geben, damit ich weiß wonach ich suchen muss.

Ich habe folgendes Problem-/Aufgabe:

Wir sind eine kleine Personalabteilung in der in nächster Zeit größere Mengen Arbeit auf wenige Schultern verteilt werden müssen.
Ich möchte bestimmte Prozesse weitestgehend "automatisieren". Bisher ist es so, dass bestimmte Daten immer wieder und wieder von verschiedenen Personen abgeschrieben werden. Wie ich finde absolut unnötig.

Ziel soll es jetzt sein künftig nur noch ein "Arbeitsblatt" mit den entscheidenen Grunddaten zu erstellen, aus diesem werden mittels Verknüpfungen die notwendigen Dokumente befüllt.

Die notwendigen Dokumente sind nicht immer die selben aber oftmals:

- Betriebsratsbeteiligungen
- Informationsschreiben und Verfügungen.

Leider ist es nicht so einfach, dass immer das selbe drin steht und nur bestimmte Textteile/-passagen gleich lauten, sondern das ggf. auch zusätzliche, individuell unterschiedliche Texte jeweils aufgenommen werden müssen.
Außerdem soll das Dokument für die jeweils betroffene Person einzeln abgespeichert werden können, damit man es sofern notwendig nochmals aufrufen kann.


Serienbrieffunktion in Word kommt leider nicht in betracht. Ebenso wenig sinnvoll finde ich es mehrere Worddokumente miteinander zu verknüpfen, da man die dann auch alle wieder extra abspeichern muss.

Meine Idealvorstellung ist eine Datei, in der alles enthalten ist. Damit bin ich bei einer Excel-Arbeitsmappe gelandet, in der ich die verschiedenen (Register)Blätter für

- ein Arbeitsblatt (in dem ich die Grunddaten zur Personen (Name, Alter, betriebliche Funktion, Gehalt, usw.) eintrage
- Betriebsratsbeteiligung
- Informationsschreiben
- Personalverfügung

nutzen möchte.

Bedauerlicherweise ist Excel als Textverarbeitung nicht so gut geeignet, so dass Informationsschreiben und Personalverfügung immer unschön ausschauen.

Das Einbinden eines Worddokumentes als Objekt hat mich bisher nicht zum Erfolg geführt, da dies das Programm extrem langsam macht die Verknüpfungen aus dem ersten Registerblatt (Arbeitsblatt) nicht gut positioniert werden können (die Positionen verändern sich immer wieder; bspw. der Name bei der Adressezeile).


Hat hier jemand eine grundsätzlich bessere Idee?
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
27. Feb 2014, 23:48
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin


Re: Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautom - Re: Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautom

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       Version: Office 2010

ben12 - 27. Feb 2014, 22:20 hat folgendes geschrieben:
Serienbrieffunktion in Word kommt leider nicht in betracht.
Könntest Du das vllt. mal näher begründen?
Die Serienbrieffunktion war für mich beim Lesen Deines Postings die nächstliegende Lösung, denn da kannst Du die (vermutlich schon in Excel vorliegenden) Stammdaten bequem einmischen und anschließend noch individuell nacharbeiten.

Gruß
G.O.

_________________
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ben12
Neuling


Verfasst am:
28. Feb 2014, 10:00
Rufname:

Re: Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautom - Re: Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautom

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       Version: Office 2010

@G.O.Tuhls

Es soll nur eine Datei sein, in der sich alle Dokumente/Schreiben befinden. Damit man es elektronisch besser speichern und damit auch dokumentieren und wiederfinden kann.

Es ist mit Word sehr umständlich bei jedem Vorgang 3-6 Dokumente einzeln abspeichern zu müssen.
Mein Problem ist halt auch, das nicht jeder Fall gleich ist. Mal sind nur 3 Schreiben notwendig, mal sind es 6 verschiedene.
Sabine698
Office2003-Einsteiger


Verfasst am:
28. Feb 2014, 11:49
Rufname:


AW: Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautom - AW: Excel und Word verknüpfen bzw. Arbeitslauf/-prozessautom

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       Version: Office 2010

Moin ben12!
Die Serienbriefoption war auch mein erster Gedanke. Wie G. O. schon schrieb, lassen sich die Stammdaten aus Excel dort wunderbar verwenden. Mithilfe der Wenn - Dann - Sonst-Bedingung ließe sich eine ganze Menge auf die Beine stellen. Aber ich hätte vielleicht noch eine andere Idee.
Schau Dir mal folgende Seite von unserem Mitglied Lisa an:

Individuelle Dokument- und Briefvorlagen für Word

Solch eine Vorlage lohnt sich immer. Die kann man sehr gut sowohl als Serienbrief laufen lassen, als auch mit Textbausteinen befüllen, die Serienbriefdruckfelder enthalten. Abspeichern lässt sich sowas auch sehr einfach mit "Datei speichern unter".

_________________
LG Sabine
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