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Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns
zurück: Suchen und ersetzen mehrerer Zeilen gleichzeitig weiter: schnelle navigation in word dokument über gliederung Unbeantwortete Beiträge anzeigen
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Princess
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Verfasst am:
24. Sep 2012, 13:06
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Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns - Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns

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       Version: Office 2003

Guten Tag allerseits!

Ich wurde in der Vergangenheit, insbesondere im Rahmen der Teilnahme an verschiedenen Schulungen, mit verschiedenen Office-Versionen konfrontiert. Damit ich von überall her Zugriff auf meine Dokumente habe, speichere ich sie im Word-2003-Format ab (für Tabellenkalkulationen nehme ich dann Excel 2003). In diesem Format habe ich auch ein mehrseitiges Dokument angelegt.

Um die Navigation durch das Dokument zu erleichtern, kam mir die Idee, das Ganze in eine mehrseitige Excel-Tabelle umzuwandeln und den einzelnen Arbeitsblättern aussagekräftige Namen zu geben, die ja in den Reitern oberhalb der Statuszeile angezeigt werden. Also habe ich eine neue Tabelle angelegt, in dieser ein paar weitere Arbeitsblätter angelegt und die einzelnen Word-Seiten über die Zwischenablage in die Tabelle kopiert. Nach etwas Feinarbeit sah das Ganze dann recht gut aus. Absätze mit automatisch umbrochenem Text füllen nun immer eine Zelle, deren Höhe automatisch an die Länge des Textes angepasst wurde. Zwischen den Absätzen entstanden dann leere einzeilige Zellen, also das, was in der Textverarbeitung einer Leerzeile entspricht.

Nun möchte ich meine Word-Kenntnisse selbständig auffrischen und vertiefen und möchte nur zu diesem Zweck die mehrseitige Tabelle wieder in ein Word-Dokument konvertieren. Ich habe dies unter Windows XP Professional mit Office 2007 versucht. Leider machen die Absätze mit automatisch umbrochenem Text Probleme. Der Abstand zwischen ihnen ist viel zu groß. Ich habe zunächst einmal versucht, die leeren Zellen zwischen ihnen zu löschen (Zelle markieren, Kontextmenü öffnen und auf "Ausschneiden" klicken"), was nicht funktionierte. Beim ersten Mal kam irgendeine Abfrage, deren Beantwortung zu nichts führte. Die zu löschende Zelle wurde nicht gelöscht, sondern allenfalls geleert, aber leer war sie vorher schon. Bei weiteren Versuchen dieser Art passierte gar nichts. Es kam keine Abfrage, und die leeren Zellen blieben ebenfalls an Ort und Stelle.

Versuchsweise habe ich dann die Quelldatei (Excel-2003-Format) kopiert und hier die leeren Zellen gelöscht. Das Ergebnis dieser Aktion wurde dann wieder über die Zwischenablage in ein leeres Word-Dokument eingelesen. Als Ergebnis erhalte ich immer noch eine oder mehrere Leerzeilen zwischen den Absätzen, die aber offenbar zum Absatz gehören. Sie lassen sich weder mit den Pfeiltasten noch mit der Maus ansteuern. Auch durch Druck auf Entf am Absatzende oder Backspace am Absatzanfang bringt nichts.

Vielleicht weiß ja jemand, wo der Hase im Pfeffer liegt. Vielen Dank im Voraus für die Hilfe!

Grüße

Princess
Princess
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Verfasst am:
17. Okt 2012, 13:28
Rufname:


AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns - AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns

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       Version: Office 2003

Inzwischen habe ich eine Lösung gefunden, die zumindest als Notbehelf taugt.

Word verhält sich offenbar beim Einfügen mehrerer Absätze so, als hätte man diese manuell erfasst und mit einem Druck auf die Enter-Taste abgeschlossen. Neuere Word-Versionen sind aber standardmäßig so eingestellt, dass jeder Druck auf die Enter-Taste zwei Zeilenschaltungen bewirkt. In diesem Thread wurde beschrieben, wie man das verhindert.

Man erstellt zunächst eine Word-Vorlage "mit normal funktionierender Enter-Taste". Sowohl von dieser als auch von der Quelldatei (also der Excel-Tabelle) erstellt man eine Kopie. Dann löscht man in der Excel-Tabelle wie gehabt alle Leerzeilen zwischen den Zellen mit Ausnahme der Zellen, die keine Zeilenumbrüche enthalten. Nun markiert man den gesamten Text, kopiert ihn (z. B. durch Druck auf Strg+Einfg) in die Zwischenablage, geht in das neue Word-Dokument und kopiert dort (z. B. durch Druck auf Shift+Einfg) den Inhalt der Zwischenablage hinein.

Dann markiert man den Bereich, in dem sich der ganze falsch umbrochene Text befindet, und klickt mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle innerhalb der Markierung, um ein Kontextmenü zum markierten Bereich zu öffnen. Hier wählt man "AutoAnpassen" und dann "AutoAnpassen am Inhalt", um den Text auszurichten.

Danach sieht der Text schon viel besser aus; allerdings hat Word zwischen den Absätzen immer noch Leerzeilen eingefügt, dies jedoch nicht überall. Zwischen manchen Absätzen findet man einen Leerraum, der niedriger ist als die Zeilenhöhe, zwischen manchen auch gar nichts. An den Stellen, an denen die Leerräume niedriger sind als eine Zeile oder ganz fehlen, drückt man die Enter-Taste. Dies führt nun nicht zur Einfügung einer Leerzeile, sondern nur zur Vergrößerung des Leerraums auf eine Zeilenhöhe.

Grüße

Princess
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
17. Okt 2012, 14:20
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Wohnort: Berlin

AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns - AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns

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       Version: Office 2003

Was Dich stört, sind offenbar die im von Dir referenzierten Thread beschriebenen Absatzabstände. Nimm die raus, und gut ist.

Eine Tabellenzeile wird von Word üblicherweise als Absatz gewertet. Mach Dich mit den Konvertierungsoptionen von Tabellen zu Fließtext vertraut, das erklärt vieles.

Gruß
G.O.

_________________
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Princess
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Verfasst am:
18. Okt 2012, 14:47
Rufname:

Re: AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Retur - Re: AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Retur

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       Version: Office 2003

Hallo G.O.!

G.O.Tuhls - 17. Okt 2012, 14:20 hat folgendes geschrieben:
Nimm die raus

Habe ich gemacht. Das steht auch in meinem letzten Post. Ich habe im ersten Anlauf die Quelldatei von allen zwischen umbrochenen Zellen befindlichen Leerzeilen befreit und im zweiten Anlauf zusätzlich in Word die Leerzeilen am Absatzende unterdrückt. Das hat dann mehr oder weniger geholfen.

Die zweite Methode allein führt wieder zu überzähligen Leerzeilen, die ich via Kontextmenü löschen muss, um anschließend mit der Enter-Taste die Leerräume auf Normalgröße aufzublähen. Das habe ich gerade ausprobiert. Die Kombination beider Maßnahmen halte ich aber für sinnvoller, weil sich überzählige Leerzeilen in einer sauberen Tabelle angenehmer löschen lassen als in einem unsauberen Textdokument.



Zitat:
Mach Dich mit den Konvertierungsoptionen von Tabellen zu Fließtext vertraut

Danke für den Tipp, ich werde mich da gelegentlich mal einarbeiten.

Grüße

Princess
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
18. Okt 2012, 18:12
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin

AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns - AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Returns

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       Version: Office 2003

Sorry, aber ich kann Dir nicht folgen.
Du nimmst irgendwelche Leerzeilen (Text oder Tabelle?) raus und haust dann neue dazwischen?
Ohne Dir über die Schulter zu schauen, kann ich Dein Vorgehen nicht nachvollziehen.

In Zellen gehören ans Textende nur ¤, keine ¶.
Abstände erzeugt man mit den Absatzabständen und nicht mit ¶.

Gruß
G.O.

_________________
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Princess
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Verfasst am:
25. Okt 2012, 13:18
Rufname:


Re: AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Retur - Re: AW: Konvertierung Exc.2003->Word2003: unsaubere Retur

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       Version: Office 2003

G.O.Tuhls - 18. Okt 2012, 18:12 hat folgendes geschrieben:
Sorry, aber ich kann Dir nicht folgen... Ohne Dir über die Schulter zu schauen, kann ich Dein Vorgehen nicht nachvollziehen... In Zellen gehören ans Textende nur ¤, keine ¶.

In Zellen gibt es bei mir gar keine manuell erzeugten Umbrüche.


Zitat:
Du nimmst irgendwelche Leerzeilen (Text oder Tabelle?) raus und haust dann neue dazwischen?

Ich kopiere den Inhalt der Excel-Tabelle in die Zwischenablage, lese ihn in ein leeres Word-Dokument ein, markiere dort alle noch zu überarbeitenden Absätze, wähle in deren Kontextmenü "AutoAnpassen", dort dann "AutoAnpassen an Inhalt" oder "Größe an Fenster anpassen" (bewirkt in diesem Fall dasselbe). Die Entfernung der Leerzeilen über, unter und zwischen den automatisch umbrochenen Zellen erfolgt entweder danach oder gleich als erstes. Zum Schluss habe ich ein Dokument, in dem die Leerräume zwischen den Absätzen sich zwischen gar nichts und einfacher Zeilenhöhe bewegen. Gebe ich dann probehalber einen einfachen Zeilenvorschub ein, so wird in den Fällen, in denen die Höhe des Leerraums ganzzahlig durch die Zeilenhöhe teilbar ist (null Zeilen Abstand oder eine Zeile Abstand), eine Leerzeile eingefügt. In den übrigen Fällen (Leerraum z. B. 0,1 oder 0,43 oder 0,77 Zeilen hoch) wird der Leerraum auf Normalgröße vergrößert.


Zitat:
Abstände erzeugt man mit den Absatzabständen und nicht mit ¶.

Unter normalen Umständen würde ich das auch so machen. Es erschien mir aber zu umständlich, irgendwelche Einstellungen zu tätigen, nachdem die Absatzabstände ohnehin schon "total schief" waren. Also habe ich radikal alle Leerzeilen gelöscht, die halbwegs entbehrlich schienen, und anschließend zu kleine Leerräume auf Normalgröße gebracht.

Inzwischen ist das aber alles hinfällig, denn ich habe die Lösung gefunden:


G.O.Tuhls - 17. Okt 2012, 14:20 hat folgendes geschrieben:
Mach Dich mit den Konvertierungsoptionen von Tabellen zu Fließtext vertraut, das erklärt vieles.

Ich hab's gefunden, in der Word-Hilfe unter "Konvertieren von Text in eine Tabelle oder umgekehrt". Bei der Abfrage nach den Trennzeichen habe ich es bei der Voreinstellung belassen. Hat prima funktioniert. Vielen Dank!
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