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Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?
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AndiS.
Gast


Verfasst am:
07. Jul 2011, 14:45
Rufname:

Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Hallo,
ich habe eine Excel-Tabelle als Datenquelle für ein Word-Seriendokument. Neben den "üblichen" Feldern für Adressen etc. habe ich auch ein Feld in dem Zusatzvereinbarungen abgelegt sind. Nun habe ich erstmals eine etwas längere Beschreibung, die nun allerdings nicht vollständig nach Word übernommen wird.
Nach exakt 255 Zeichen (incl. Leerzeichen) bricht der Text mitten im Wort ab.

Ist irgendjemandem etwas bekannt, dass es für Seriendruckfelder bzw. Datenquellen eine solche Zeichenbegrenzung gibt und wenn ja, kann man diese evtl. manuell erweitern?

Vielen Dank für die Hilfe!
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
07. Jul 2011, 18:15
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin


AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

255 = 2^8-1
Was sagt uns das?
Die Länge eines Serienbrief-Platzhalters ist begrenzt.
AFAIK gibt es da auch keine Verlängerungsmöglichkeit.

Gruß
G.O.

_________________
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AndiS.
Gast


Verfasst am:
14. Jul 2011, 11:39
Rufname:

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Die Formel sagt mir zwar so rein gar nichts ;) ... aber dass die 255 ein "typischer" Wert für so etwas ist, ist mir schon auch aufgefallen.

Ich hab bislang aber auch keine Möglichkeit gefunden und das Problem jetzt leise fluchend mit 2 aneinander gehängten Textfeldern bzw. Seriendruckfeldern gelöst.
Aber sollte noch jemand eine ander Idee haben, wäre ich nach wie vor dankbar dafür ^^.

LG
Andi
CaBe
Word-Kenner und Excel-Anwender


Verfasst am:
14. Jul 2011, 13:03
Rufname: Carsten
Wohnort: Bremen

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Hallo Andi,

ich glaube, in Word/Excel 2010 ist diese Beschränkung aufgehoben. Nicht, dass die Felder jetzt unendlich groß sein dürften, aber doch nicht mehr max. 255 Zeichen. Vielleicht wäre also ein Update auf ein neues Office eine Lösung, wenn du den Inhalt nicht durch 2 oder 3 Excel-Zellen repräsentieren willst.
Das mit dem Aufsplitten innerhalb von Excel zumindest als Vorbereitung für den Serienbrief wäre sonst ein Lösungsweg. Mit relativ überschaubarer Formel könnte man das lange Datenfeld in - sagen wir - 3 Ersatz-Datenfelder übertragen und den Serienbrief nur auf diese 3 Felder loslassen.

_________________
Freundlichst,
Carsten

Keine Antwort wäre wirklich schade!
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
14. Jul 2011, 14:04
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin


AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Wobei das IMHO nur der zweitbeste Weg ist. 255 Zeichen, das ist schon eine kleine Zeitungskolummne. Ich frage mich, was an dem Serienbrief dann noch Serienbrief ist, wenn Andi damit nicht auskommt.

Vielleicht lässt sich der Textbaustein ja auch in Konstanten und Variable zerlegen, damit dann nur noch die Variablen in die Datenbank müssen.

Gruß
G.O.

_________________
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AndiS.
Gast


Verfasst am:
20. Jul 2011, 11:51
Rufname:

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Ihr geht immer von Formeln aus ;).

Es geht um Vertragstexte. 90% der Verträge sind für jeden gleich, nur die Passagen die für jeden individuell sind, sind über diese Excel Tabelle (zusätzlich zu den Anschriftsfeldern) enthalten. Normalerweise sind das nur ein paar Wörter, Größenangaben zu Flächen, Flurnummern etc. . Aber bei einigen gibt es individuelle Regelungen, die dann schon mal ein paar Sätze umfassen können, vor allem da ja alles rechtlich einwandfrei formuliert sein muss.
Das Aufsplitten funktioniert technisch schon - ich hab halt dann nicht ein, sondern zwei oder drei Serienbriefelemente da stehen. Der Nachteil besteht dann eher in der Verwendbarkeit excel-Tabelle. Die wird, um einen Überblick über die Verträge zu haben regelmäßig ausgedruckt. Und da ich die Textfelder dann ja nur nebeneinander anlegen kann, bekomme ich dadurch auch immer eine zusätzliche Breite. Klar kann man alles so weit möglich zusammenschieben, aber um es einigermaßen leserlich zu halten ist eine Mindestbreite dann doch notwendig. Ja ist alles irgendwie lösbar, aber wenn es in einer Zelle funktioniert hätte wärs halt schöner.

Was ein Update betrifft - ich gebe das gerne an meinen Arbeitgeber, ne öffentliche Verwaltung, weiter ... so in 5 Jahren wird dann vielleicht auch mal drüber diskutiert und in ca. 10 Jahren das nötige Geld genehmigt ;)

Und was ich noch vergessen habe - auf jeden Fall noch vielen Dank für eure Hilfe Smile

LG
Andi
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
20. Jul 2011, 12:36
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Es gibt auch in Texten Konstante und Variable.

Für juristische Texte ist Excel aber nun wirklich nicht gemacht - das läuft dann schon unter "grenzwertige Nutzung mit Trend zum Missbrauch".

Ich empfehle Dir, mit Word-Textbausteinen zu arbeiten, aus dem Serienbrief also einen echten Bausteinbrief zu machen. Das wäre auch der fachtechnisch richtige Weg, denn wenn ich Dich richtig verstanden habe, haut Ihr ja nicht Massendrucksachen mit Variablen raus, sondern es werden einzelne bis einige wenige Texte pro Durchgang damit gefertigt.

Gruß
G.O.

_________________
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AndiS.
Gast


Verfasst am:
20. Jul 2011, 12:51
Rufname:

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Stimmt auch wieder.

Welche Inhalte sich aus den Buchstabenfolgen in den Tabellen ergeben oder nicht, dürfte doch wohl jedem selbst überlassen sein, oder? Nur weil die anschließende Verwendung eine für Dich vielleicht nicht ganz nachvollziehbare ist von Missbrauch zu sprechen, halte ich jetzt meinerseits für ziemlich grenzwertig.

Die Verwendung von Testbausteinen wäre vielleicht der richtige Weg gewesen. Und wenn Du jemanden findest, der mir freiwillig und natürlich unbezahlt die komplette Tabelle ummodelt (es sind etwas über 100 Verträge), wäre ich damit auch einverstanden. Leider habe ich dafür nämlich nicht die Zeit Sad. Da ursprünglich (bei den ersten ca. 90 Verträgen) keine längeren Texte notwendig waren, hat sich diese Notwendigkeit nämlich erst jetzt ergeben.

Und was die Menge an sich betrifft - ja es gehen meistens immer nur einzelne Schreiben raus. ABER: wenn sich am Vertrag selbst etwas ändert - was durchaus regelmäßig vorkommt - gehen auch mal alle (im Moment) 115 Schreiben gleichzeitig raus.

Irgendwie glaube ich aber nicht, dass ich das Vorgehen und die Nutzung der Tabelle in irgend einer Form rechtfertigen muss. Das hat auch mit der Frage um eine Lösung dieser Zeichenbegrenzung nicht wirklich etwas zu tun.

Gruß
A.S.
CaBe
Word-Kenner und Excel-Anwender


Verfasst am:
20. Jul 2011, 19:51
Rufname: Carsten
Wohnort: Bremen

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Lieber Andi (Gast) und G.O.,

ich finde, das driftet jetzt ganz heftig ab vom eigentlichen Thema. Ohne eine Bewertung eurer Aussagen abgeben zu wollen, bitte ich (als Moderator) diese Diskussion via P.N. weiterzuführen. Mangels Account von Andi wird das schwierig, weiß ich.
Bei allem Unmut über die Lösungsvorschläge sollte allen Fragestellern immer wieder bewusst gemacht werden, dass wir alle hier im Forum ehrenamtlich, aus reinem Selbstzweck handeln. Niemand, weder der Fragesteller, noch der Helfende sollten einen monetären Ertrag aus dem Ganzen schöpfen wollen.
Außerdem können auch die überzeugten und hier besonders aktiven MS-Office-Nutzer nicht für Fehler bzw. Grenzen in den einzelnen Office-Produkten verantwortlich gemacht werden. Liebe Fragesteller, bitte vertraut auch mal einer (technisch versierten und fundierten) Antwort, die euer Problem leider nicht behebt, sondern nur mit einem (größeren) Workaround umschiffen lässt.
In der Hoffnung, die "Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern" ist damit hinlänglich diskutiert,

verbleibe ich freundlichst,

Carsten
Thomas Ramel
Microsoft Excel-MVP


Verfasst am:
21. Jul 2011, 07:13
Rufname: Thom
Wohnort: Glashütten - CH

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Grüezi zusammen

Ich versuche mal wieder etwas Sachlichkeit ins Thema zu bringen.

Andi, Wie genau hast Du denn die Verbindung zwischen Serienbrief-Dokument und der Excel-Tabelle erstellt?
Wenn Du das (nochmal) tust, dann kannst Du dir in den Optionen einen Haken setzen, der dich auswählen lässt wie diese Verbindung erstellt wird.
Ist das per DEE geschehen, dann kannst Du maximal die bekannten 255 Zeichen übertragen, mehr lässt diese Schnittstelle nicht zu.

Du kannst aber stattdessen auch OLEDB oder ODBC verwenden, was dann da mehr Spielraum lässt.

Das kann bedeuten, dass Du ev. das Dokument mit den Seriendruckfeldern nochmals aufbauen musst, könnte aber den Aufwand durchaus wert sein.

Das Ganze ist hier sehr gut und ausführlich beschrieben und weist auch auf die Haken und Oesen der einzelnen Verbindungs-Typen hin:

http://tips.pjmsn.me.uk/t0003.htm
http://homepage.swissonline.ch/cindymeister/MergFram.htm

_________________
Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel
[Vista Ultimate SP-1 / xl2007 SP-2]
Gast



Verfasst am:
21. Jul 2011, 13:24
Rufname:

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Bin zwar nicht der Textbaustein-Kenner per Excellence, aber so verkehrt ist die Idee mit der Excel-Tabelle nicht - je nachdem was man eigentlich will.
In der Textbausteinvariante liegen die individuellen Passagen letztlich als gewöhnlicher Text im einzelnen Dokument, nur die gemeinsamen Hauptpassagen sind zentral gespeichert (sonst müsste es bei 115 Verträgen mit geschätzt durchschnittlich 5 individuellen Passagen gleich 575 Textbausteine definieren - na Danke....)
Stehen hingegen alle individuellen Vereinbarungen in einem gemeinsamen Dokument, so lassen sich eben diese auch viel schneller vergleichen.
Wenn dieses vergleichen irgendeine Rolle spielt, so ist es schon sinnhaft.

Oder welche andere konkrete Lösung hätte man hier empfehlen wollen?

Dennoch ist es etwas übersensibel, auf ein offensichtlich scherzhaftes Kommentar derart eingeschnappt zu reagieren. Man kann auch selbst sachlich aufzeigen, ob man irgenwelche Vorteile im eigenen Vorgehen sieht, oder auf die schlichte und allgemein bekannte Tatsache hinweisen, dass die Office-Pakete derart mächtig sind, das die Gefahr einen ungünstigen Weg einzuschlagen eben doch recht groß ist, ohne dass man sich deshalb etwas vorwerfen müsste.

Vielleicht aber erklärt sich die Übersensibilität auch ganz einfach; wegen schlechter Vorerfahrungen: Ichhabe schon viele Forenbeiträge gelesen (bisher noch nicht hier), wo Fragesteller mit Standardlösungen abgefertigt werden, die eben gerade nicht auf die konkreten Bedürfnisse passen. (So Klassiker für frühere Wordversionen: "Füg doch kein pdf ein, sondern ein Bild. Dass manche immer noch nicht begreifen, dass pdf kein Datenaustauschformat ist....")
Thomas Ramel
Microsoft Excel-MVP


Verfasst am:
21. Jul 2011, 13:56
Rufname: Thom
Wohnort: Glashütten - CH

AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2003

Grüezi Gast

Bist Du Andi - oder einfach ein Mitleser, der sich auch nochmal zum Thema äussern wollte?

Da dein Beitrag nicht auf die sachliche Ebene eingeht und eher beurteilt was wie warum schief gelaufen ist, bin ich geneigt eher von letzterem auszugehen.

Bitte hier nur zur Sache antworten, Meinungen mögen per PN ausgetauscht werden.


Lassen wir daher doch Andi die neuen Erkenntnisse beurteilen und ggf darauf zurückkommen.

_________________
Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel
[Vista Ultimate SP-1 / xl2007 SP-2]
Info 2010
Gast


Verfasst am:
04. Okt 2012, 14:38
Rufname:


AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern? - AW: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern?

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       Version: Office 2010

Da die Abfrage auf die 1 übergebenen Informationen definiert wird kann man auch mehr als 255 Zeichen übergeben, diese muss aber mit einer z.B. Muster Zeile erstellt werden, die mehr als 255 Zeichen in der Spalte hat.
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