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Projecttermine und Outlook
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IT-User
VBA-Legasteniker


Verfasst am:
26. Mai 2006, 15:28
Rufname:

Projecttermine und Outlook - Projecttermine und Outlook

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IT-User am 26. Mai 2006 um 14:11 hat folgendes geschrieben:
Hallo zusammen,
ich möchte, dass meinen eingesetzten Ressourcen eine email mit den Einsatzterminen zukommt.
Wie geht das?
Ich habe zumindest gehört, dass das geht.
In der Ressourcentabelle kann ich ja auch eine emailadresse eingeben.

Danhe schon mal...

Wer lesen kann ist klar im Vorteil!
In der Hilfe von Project habe ich es gefunden.
Zunächst kann man Ressourcen aus dem Adressbuch übernehmen:
--> Einfügen -> Neue Ressource aus > Adressbuch
So kann ich die Ressorcentabelle erst einmal mit Mitarbeitern und korrekten Emailadressen füllen.
Danach kann ich mit:
--> Datei -> Senden an > E-Mail-Empfänger (als Anlage...)
oder:
--> Datei -> Senden an > Terminplannotiz senden...
meine Infos an eine gültige Emailadresse senden.

Kann ich aber auch die Termine als Termine in Outlook übernehmen?
Dazu habe ich leider nichts gefunden.

_________________
mfg

Harald
doobie
Fortgeschrittener Einsteiger


Verfasst am:
04. Sep 2006, 08:53
Rufname:


AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Für welche Project Version gilt das???
Bei meinem Project 2000 hab ich zum Beispiel kein "Datei -> Senden an > Terminplannotiz senden" oder "Einfügen -> Neue Ressource aus > Adressbuch"
Es wäre für mich auch sehr intressant, wie ich die Aufgabenpakete an die entsprechenden Benutzer ins Outlook als Aufgabe übertragen kann.
Vor allem sollte eine Aktualisierung des Projektplans auch die Aufgaben im Outlook ändern...

_________________
doobie
HNC39
Moderator


Verfasst am:
05. Sep 2006, 02:16
Rufname:
Wohnort: Hannover

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Hallo Harald, schön Dich mal wieder zu lesen.

Die Terminübernahme geht nur in Verbindung mit Project Server. Mit der Standalone Installation gehts mit Bordmitteln leider nicht.

Schlage mich momentan selber mit einer ähnlichen Anforderung herum. Twisted Evil

gruss
dieter

_________________
Schönen Gruss
Dieter

"Wenn Du etwas erklärst ,versuche das immer so zu machen, als hätte der andere von dem Thema noch nie etwas gehört."
HNC39
Moderator


Verfasst am:
05. Sep 2006, 02:16
Rufname:
Wohnort: Hannover

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Hallo doobie,

die Funktion gibts meines Wissens ab Project 2002 Professional. Leider hab ich im Moment keine 2000er Version zur Verfügung. Könnte mir aber vorstellen, daß es dazu bei MS ein Patch oder Update gibt.

Ansonsten sind die erweiterten Team-Funktionen nur in der Project Server Umgebung verfügbar.

gruss
dieter

_________________
Schönen Gruss
Dieter

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doobie
Fortgeschrittener Einsteiger


Verfasst am:
05. Sep 2006, 07:37
Rufname:


AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Das heißt, dass ich sämtliche Terminfunktionen nur mit der Server Version hab.
Ich suche allerdings auch solche Sachen, wie:
im MS Project eine Aufgabe einem Verantwortlichen zugeordnet --> Aufgabe wird in dessen Outlook übertragen.
im Outlook den Status des Projektes geändert --> Projektplan in MS Project wird auch entsprechend abgeändert.

Ist das jetzt ein Fall für Exchange Server oder MS Project Server?

_________________
doobie
HNC39
Moderator


Verfasst am:
05. Sep 2006, 08:02
Rufname:
Wohnort: Hannover

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Hallo doobie,

diese Funktionalität gibt es weder in der 2002er noch in der 2003er Version.

Mit der nächsten Generation von MS Project, der Version 2007, und da auch nur beim Flaggschiff, dem MS Project 2007 Enterprise geht das, was Du beschrieben hast. (So interpretiere ich zumindest die Info von MS dazu)

Das heißt, Du hast dann Project Server 2007, MS Project 2007 Pro, Project 2007 Web Access, Exchange Server, Sharepoint Portal Services 3.0 und mindestens SQL Server ab Version 2000 SP3.

Wobei ich mir im Moment nicht ganz sicher bin, ob Exchange Server dafür zwingend notwendig ist. Aber eine Active Directory Umgebung ist allemal nötig. Aber so richtig läßt sich die deutsche MS Website dazu im Moment noch nicht aus.

gruss
dieter

_________________
Schönen Gruss
Dieter

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doobie
Fortgeschrittener Einsteiger


Verfasst am:
05. Sep 2006, 08:48
Rufname:

Re: AW: Projecttermine und Outlook - Re: AW: Projecttermine und Outlook

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Auf welche Anforderung bezieht sich das? Auf die Übertragung der Aufgaben ins Outlook oder die Statusverfolgung?
Aber eine Übertragung der Aufgaben ins Outlook soll doch bei der 2000er Version funktionieren.
#Es geht mir darum, dass ich ein Projekt bearbeiten will und das Projektteam am besten nicht MS Project braucht. Deshalb die benötigte Verknüpfung mit Outlook.

_________________
doobie
HNC39
Moderator


Verfasst am:
05. Sep 2006, 10:05
Rufname:
Wohnort: Hannover

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Hallo Doobie,

folgende Infos dazu aus der Project Hilfe Offline und Online: (bezogen auf MS Project 2003)

Sie können eine Outlook-Aufgabenliste in Microsoft Office Project 2003 importieren und die Aufgaben dann nach Bedarf planen. Von Interaktion steht da nichts.

und...

Für die einfache Übertragung der Projektvorgänge nach Microsoft Outlook 2000 oder höher ist in Microsoft Office Project Professional 2003 der Assistent zum Integrieren von Outlook verfügbar. Dieses COM-Add-In (Component Object Model) können Sie in Project Web Access 2003 auf der Seite Vorgänge downloaden. Klicken Sie im Seitenbereich (Seitenbereich: Ein Bereich, der auf der linken Seite der Benutzeroberflächen von Project und Project Web Access angezeigt wird. In Project enthält der Seitenbereich Projektberaterinformationen; in Project Web Access enthält der Seitenbereich Hyperlinks.) auf Ihre Vorgänge aus dem Outlook-Kalender anzeigen und dazu berichten. Klicken Sie auf der Seite Mit Outlook zusammenarbeiten auf Jetzt downloaden, um das COM-Add-In des Assistenten zum Integrieren von Outlook zu installieren.

Nach dem Installieren können Sie mit dem Assistenten in Outlook Project Professional 2003-Vorgänge aus der Project Web Access-Arbeitszeittabelle in den Outlook-Kalender importieren, um diese dort zusammen mit den vorhandenen Terminen anzuzeigen. Nachdem Vorgänge in den Outlook-Kalender importiert wurden, kann der Fortschritt dieser Vorgänge direkt aus Outlook an Project Server berichtet werden.

und...

Microsoft Outlook kann die Bearbeitung von Dateien in Microsoft Office Project 2003 aufzeichnen, z.B. das Öffnen, Speichern und Drucken von Dateien. Anhand dieser Informationen kann Outlook Sie dabei unterstützen, das Projekt, das Sie am letzten Donnerstag bearbeitet haben, oder das Projekt, das Sie gestern gedruckt haben, zu suchen. Die Informationen werden nur auf Ihrem Computer gespeichert.

Wobei ich sehr davon abrate, das Outlook Journal zu aktivieren. Ist ein elender Resourcenfresser. Und so richtig hilfreich sind die Infos, die da geboten werden auch nicht.

Also, Du kannst es drehen und wenden wie Du willst, für Teamfunktionen brauchst Du immer den Project Server mit Project Webaccess.

Alles andere, was Dir in MS Project diesbezüglich angeboten wird sind reine "Mailfunktionen". Also keine echte Interaktion.

gruss
dieter

_________________
Schönen Gruss
Dieter

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doobie
Fortgeschrittener Einsteiger


Verfasst am:
05. Sep 2006, 10:24
Rufname:

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Das heißt, dass auch diese komische Mahnfunktion nur eine Art "Versenden von Aufgaben und Termine" ist?
Das heißt, dass eine echte Interaktion, wie ich sie mir vorstelle in Project noch nicht realisiert ist. Gibt es dafür irgendwelche anderen Tools? Ich hab auf der MS Page was von Allocatus (o.s.ä.) gelesen; in google kamen mir solche Sachen wie "Mindmapper" oder ein "Project Viewer" (was der allerdings zur Interaktion beitragen soll...?) in die Finger.

Es würde mir ja auch fast schon reichen, wenn ich das Projekt evtl. als Website speichern könnte und die Termine wie ein Link dann ins Outlook gezogen werden.
In Outlook hab ich bei den Aufgaben auch so einen Button mit "Status rückmelden" gefunden. Kann man daraus nicht was basteln, was diese Funktionalität erfüllt?
Ich denke, da so an:
Aufgabe vom Project ans Outlook übertragen --> Status der Aufgabe über Outlook (Button wie erwähnt) an den Projektleiter rückmelden --> der kann den Status ja nachtragen...
Es muss / sollte halt so sein, dass Änderungen am Projektplan im Outlook ersichtlich sind, ohne den Projektplan zu öffnen.

Ich kenn's halt von Lotus, dass man z.B. in den Kalender von einem anderen Benutzer schauen kann, wann Termine frei sind. Sowas kann man doch sicher im Outlook realisieren?

_________________
doobie
HNC39
Moderator


Verfasst am:
06. Sep 2006, 00:44
Rufname:
Wohnort: Hannover

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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HNC39 am 06. Sep 2006 um 00:07 hat folgendes geschrieben:
Hallo doobie,

glaub mir, wenn das so einfach zu tricksen wäre, würden sicher eine Menge Project server weniger installiert.

gruss
dieter

...ach so und noch was, bevor Du Dich mit den von Dir genannten Tools verzettelst.

Mindmapper ist nix anderes als ein elektronischer Flipchart. Die Datenaustauschfunktionen mit Project sind eher als rudimentär zu bezeichnen.

Und der Project Viewer (z.B. von ILOG) ist halt ganz hilfreich wenn jemand kein MS Project hat und sich aber trotzdem das Projekt ansehen oder sogar ausdrucken will. Bietet recht viel Funktionalität für ein kostenloses Tool.

gruss
dieter

_________________
Schönen Gruss
Dieter

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doobie
Fortgeschrittener Einsteiger


Verfasst am:
07. Sep 2006, 08:56
Rufname:

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Tach

Ich hab jetzt nochmal folgende (endgültige) Fragen zur Verknüpfung von Outlook und Project:
- Verknüpfung der beiden Anwendungen prüfen
- Ziel muss eine kontinuierliche Aufgabenverfolgung sein, d.h. eine Aufgabe im Projektplan muss automatisch im Kalender / Aufgabenordner des Verantwortlichen erscheinen
- Änderungen am Status oder Termin muss automatisch angezeigt werden
- Allocatus
- Darstellung des Projektes im Intranet über Project Web Access

Meine EDV meint, dass ich dafür auf jeden Fall Exchange benötige:
Zitat:
Dieses läßt sich technisch durchaus umsetzten.
Die dafür nötige Projekt Komponente ( Projekt Server, Projekt WebAccess und nötige Connectors ) haben wir derzeit noch gar nicht im Einsatz.

Desweiteren ist entscheidend für die Lizensierung wieviele User Projekte
anlegen und wieviele die Projekte bearbeiten bzw. über Projekt WebAccess darauf zugreifen wollen/müssen. Hier gilt das named User prinzip, also jedem namentlichen Nutzer muß eine Lizenz zugeordnet sein.

Desweiteren ist für jeden User der das nutzen will Exchange eine
Grundvorraussetztung.
Ist das sowit richtig?? Ich meinte, dass ich auf der Allocatus Page nix von Exchange gelesen hätte und der Project Server beim Project im Paket dabei ist.
Wir nutzen übrigens Project 2000

doobie

_________________
doobie
HNC39
Moderator


Verfasst am:
07. Sep 2006, 09:47
Rufname:
Wohnort: Hannover

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Hi doobie,

Deine mittlerweile doch recht komplexe Aufgabenstellung sprengt eigentlich bereits den Rahmen eines "user-helfen-usern" Forums. Insbesondere was die Lizensierung angeht. Da solltest Du Dich direkt an MS oder an einen Lizensierungsspezialisten wenden.

Aber ich will trotzdem versuchen Deine Fragen soweit als möglich zu beantworten.

Ich fange mal von hinten an:

Project Server ist ein eigenständiges Produkt und nicht in irgendeinem Paket enthalten. User-CAL's (Zugriffs Lizenzen) sind separat zu lizensieren (Stichwort Webaccess) oder über den Kauf eines MS Project Professional pro User.

Den Exchange Server brauchst Du für die Mail-Funktionalitäten im Team.

Project WebAccess ist eine Komponente von Project Server und setzt auf den Sharepoint Services auf.

Die Sharepoint Services sind eine Komponente von Windows Server 2003.

Outlook-Integration: (Info aus dem MS Project Server Datenblatt)
Geben Sie Teammitgliedern die Möglichkeit, direkt über Ihren Outlook-Kalender Statusinformationen zu bestimmten Aufgaben anzuzeigen und Statusberichte zu erstellen. Die Teammitglieder können ihre Projektaufgaben neben anderen Outlook-Terminen problemlos verfolgen und Projektmanagern frühzeitig aktuelle Informationen zur Verfügung stellen, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.

Zu Allocatus kann ich keine Aussage treffen, da ich das Produkt nicht einsetze. Hier bitte direkt bei Renke Holert anfragen.

Sollte das Unternehmen sich mit dem Gedanken tragen, Project Server einzusetzen, kann ich nur empfehlen, Project 2000 einzumotten und komplett auf die 2003er Schiene umzuschwenken.

Gruss
Dieter

PS.:
Per PN kann ich Dir auch gerne eine kommerzielle Empfehlung zukommen lassen.

_________________
Schönen Gruss
Dieter

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doobie
Fortgeschrittener Einsteiger


Verfasst am:
07. Sep 2006, 10:06
Rufname:

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Das heißt, ich brauch auch noch Sharepoint?
Das Lizenzierungsgedöns kam eben von der EDV, wobei mir das relativ egal ist (in erster Linie).
Mir gehts um die technische Realisierung, bzw. die Grundvorraussetzungen, da ich der EDV in solchen Dingen zwar viel zutraue, aber eben nur, wenn ich vorher auch informiert bin. Vor allem dann, wenn es um Sachen geht, die ich davor selber etwas anderes gelesen / verstanden habe.

Mir geht es auch nicht um eine detaillierte technische Realisierung, sondern eher um das Grundsätzliche.
Quasi so in der Richtung:
Wenn ich die Outlook Aufgaben Funktionalität nutzen möchte, benötige ich für die vorhandene Software:
- Project Server Paket inkl. Project Web Access
- Exchange Server

Die ganzen Bestellsachen usw. soll die EDV machen.

Eben nur die Technik:
Zitat:
- Ziel muss eine kontinuierliche Aufgabenverfolgung sein, d.h. eine Aufgabe im Projektplan muss automatisch im Kalender / Aufgabenordner des Verantwortlichen erscheinen
- Änderungen am Status oder Termin muss automatisch angezeigt werden
- Allocatus
Darstellung des Projektes im Intranet über Project Web Access
Project 2000 ist lt. deiner Aussage auch nicht wirklich gut für das Server Gedöns geeignet?
Ist dafür jetzt ebenfalls auch Sharepoint nötig?

doobie

_________________
doobie
HNC39
Moderator


Verfasst am:
07. Sep 2006, 12:23
Rufname:
Wohnort: Hannover

AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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Hi doobie
Zitat:
Wenn ich die Outlook Aufgaben Funktionalität nutzen möchte, benötige ich für die vorhandene Software:
- Project Server Paket inkl. Project Web Access
- Exchange Server
Jau

Zitat:
Das heißt, ich brauch auch noch Sharepoint?
Jau, ist aber in Windows 2003 Server bereits enthalten. Und bitte nicht nicht die Sharepoint Portal Services mit dem Sharepoint Portal Server verwechseln.

Zitat:
Project 2000 ist lt. deiner Aussage auch nicht wirklich gut für das Server Gedöns geeignet?
Ist dafür jetzt ebenfalls auch Sharepoint nötig?
Die Empfehlung für Project 2003 kommt eher daher, daß das Produkt sowie die Komponenten, die dazu notwendig sind, einfach ausgereifter daherkommen und somit auch besser zusammenarbeiten.

gruss
dieter

_________________
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Dieter

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doobie
Fortgeschrittener Einsteiger


Verfasst am:
07. Sep 2006, 12:38
Rufname:


AW: Projecttermine und Outlook - AW: Projecttermine und Outlook

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optimal. Danke schonmal.
Dann darf meine EDV jetzt quasi mind. nach
- Project Server
- Exchange Server
- Windows Server inkl. Sharepoint Portal Services (oder Server?)
- und alles am besten in der 2003er Version...

Für Menschen, die nicht im Project arbeiten genügt ja dann der Viewer und der Exchange Dienst (Lizenz), wenn ich das richtig verstanden hab.

doobie

_________________
doobie
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