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Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behoben
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Project Starter
Neuling


Verfasst am:
27. Jan 2014, 18:21
Rufname:

Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behoben - Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behoben

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Hallo zusammen,

in unserer Firma soll MS Project (2010) als Unterstützung der Projektmanagementaufgaben eingeführt werden. Derzeit arbeite ich an einem Übungsleitfaden für meine Kollegen, in dem unsere Standardprojekte durchgespielt werden sollen. Mit der Such-Funktion habe ich leider nichts Passendes gefunden:

Beim Kapazitätenabgleich tritt immer wieder der Hinweis auf, dass die "Kapazitätenüberschreitung nicht beseitigt werden kann". Ursprünglich hatte ich wöchentliche Jours Fixes eingeplant, die dann logischerweise zu Überlastungen an diesem Tag führen. Diese habe ich jetzt aber deaktiviert, die Überlastungen bleiben jedoch tlw. bestehen.

In der Ansicht "Teamplaner" werden bei diesen Aufgaben keine parallelen Vorgänge angezeigt und die Ressource ist zu 100% frei, also nicht für andere Projekte verplant. Die Vorgänge sind alle mit Ende-Anfang verknüpft, um Überlastungen zu vermeiden. Dauer und Arbeit sind außerdem gleich gewählt, damit bspw. 3 Tage Arbeit in 3 Tagen Dauer erledigt werden können. Als Vorgangsart habe ich "Feste Arbeit" oder "Feste Dauer" eingestellt.

Beim Rumprobieren habe ich festgestellt, dass sich tlw. Überlastungen beseitigen lassen, wenn die darauffolgenden Überlastungen zuerst beseitigt werden. Spätestens bei Aktivieren der Jours Fixes taucht das Problem wieder auf

a) Was mache ich falsch, wieso wird nicht einfach das Projektende nach hinten verschoben?
b) Wie ist die Vorgehensweise, wenn ich die Jours Fisxes wieder aktiv stelle?

Hoffe ihr könnt mir helfen. Das Handbuch hat mir leider auch nicht geholfen.
BeFischer
MVP Project; MCP; MCTS; MCITP


Verfasst am:
03. Feb 2014, 18:10
Rufname:
Wohnort: Bonn


AW: Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behob - AW: Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behob

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Hallo,

der Kapazitätsabgleich ist kein Allheilmittel und seit jeher etwas buggy.

Wenn aber Überlastungen durch Verzögern der Vorgänge nicht ausgeglichen werden können, liegt das oft auch an den Einstellungen der Vorgänge.

Z.B. kann es sein, dass Du bei der Anlage eines Vorgangs nicht nur die Spalte "Anfang" editierst, sondern auch die Spalte "Fertig stellen" (= Ende). Wenn dem so ist, dann setzt Project automatisch eine sog. Terminplan-Einschränkung und zwar auf "Ende nicht später als".
Dies bewirkt, dass der Kapazitätsabgleich keine Verzögerung mehr eintragen kann, da ja quasi eine Sperre eingetragen ist. Der Kapa-Abgleich kann im Normal Fall nur innerhalb von Pufferzeiten bzw. innerhalb von frei beweglichen Vorgängen arbeiten.

Überprüfen kannst Du die Vorgänge über einen Doppelklick auf dem Vorgang | Register Karte "Erweitert" und dann in der Zeile "Einschränkungsart".

Für eine weitere Diagnose müsste man sich die Vorgänge genauer ansehen.

Grüße

_________________
Bernhard Fischer
(MVP, MCP, MCTS; MCITP)
Senior Consultant & Trainer
(Project & SharePoint Server)
Gast



Verfasst am:
04. Feb 2014, 08:49
Rufname:

AW: Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behob - AW: Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behob

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Hallo Bernhard,

vielen Dank für deine Antwort. Dein Einleitungssatz beruhigt mich ungemein, da ich echt schon etwas ratlos war.

Das mit den Einschränkungsterminen ist leider nicht die Ursache. Ich habe dies nur einmal zu Übungszwecken vorgesehen und dann für den Kapa-Abgleich so geändert, dass der Einschränkungstermin nicht "im Weg" ist. Na wer weiß, vielleicht habe ich Project durch mein rumgeklicke verwirrt.

Hab gleich noch weitere Fragen:

Jetzt haben wir jedenfalls alle Überlastungen mit dem automatischen Abgleich beseitigen lassen und Endtermine berechnet. Das Seltsame ist, dass meine Kollegen und ich tlw. unterschiedliche Endtermine haben, trotz identischer Projekte (Ressourcen wurden nicht doppelt verbucht). Auch die Dauer der identischen Projekte wird bei gleichen Anfangs- und Endterminen unterschiedlich ausgewiesen. Z.B. ist der Anfang 05.01.2015 und Ende 29.10.2015. Die Dauer wird mit 209 bzw. 214 Tagen angegeben. Dabei ist mir auch aufgefallen, dass Einzelvorgänge auf den Sammelvorgängen nicht korrekt zusammengerechnet werden: z.B. zwei Vorgänge mit 3,5 und 4 Tagen Dauer sind mal 6,5 bzw. 7,5 Tage, obwohl die ausgewiesenen Anfangs- und Endtermine gleich sind. Daher dann auch die Abweichung der Dauer für das Gesamtprojekt. Kann das an irgendwelchen Einstellungen liegen oder ist das auf "buggy" zurückzuführen?

Was auch noch sehr verwirrend ist, ist das durch den Kapa-Abgleich zwischen den einzelnen Vorgänge Lücken entstehen und so an einzelnen Tagen gar keine Arbeit vorgesehen ist. Im Ergebnis wird der Endtermin also um mehr als die gedachten 10 Besprechungstermine verschoben. Wie man die manuell korrigiert, habe ich schon herausgefunden. Kann man das irgendwie umgehen, also irgendwo einstellen, dass keine Lücken zwischen den einzelnen Vorgängen entstehen?

Im Moment ist es ja nur ein einfachens Übungsbeispiel. Das Problem mit den von mir absichtlich produzierten Überlastungen durch parallele Besprechungen kann ich jetzt noch einfach lösen, indem ich sie ggf. deaktiviere und insgesamt großzügiger plane (übrigens der Rat im Handbuch 2013!). Ich hoffe Du hast dennoch eine Lösung für mich, da ich ich meinen Kollegen die Funktionsweise von Project irgendwie erklären muss.

Also, ich hoffe Du bist nicht erschlagen vom Text. Vielen Dank schon einmal vorab.

Gruß
Claudia
BeFischer
MVP Project; MCP; MCTS; MCITP


Verfasst am:
05. Feb 2014, 21:31
Rufname:
Wohnort: Bonn

AW: Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behob - AW: Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behob

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Hallo Claudia,

die Berechnungen innerhalb des Kapazitätsabgleichs hängen von ganz vielen Faktoren ab:
- Prioritäten: Jeder Vorgang kann mit Prioritäten von 0 - 1000 belegt werden
- Vorgangsart: Feste Dauer, Feste Arbeit, Feste Einheiten
- Menge der Zuordnungseinheiten bzw. Arbeit auf dem Vorgang
- Einschränkungsarten: so früh wie möglich bis so spät wie möglich
- welche Projekte sind gleichzeitig geöffnet
- haben die Ressourcen spezielle Kalender bzw. Arbeitszeiten
- haben Vorgänge Kalender
- sind mehrere Ressourcen auf Vorgänge geplant
- manuelle bzw. automatisch geplante Vorgänge
- Pufferzeiten
usw.

Die Verschiebung von 1 Tag bei scheinbar identischem Projekt kann damit zusammenhängen, dass ein Vorgang evt. eine andere Uhrzeit eingetragen hat.
Dies kannst Du prüfen, indem Du Dir die Uhrzeiten einblendest (Register Datei | Optionen | Allgemein -> Datumsformat

Meine persönliche Meinung ist:
Aus meiner langjährigen Beratungs- und Trainingserfahrung innerhalb unterschiedlichster Unternehmen ist der Kapazitätsabgleich nur von Projektleitern mit tiefgreifenden Project-Kenntnissen, die genau wissen, was sie tun, sinnvoll einsetzbar. In der Praxis werden Projekte häufig "nur nebenbei" geplant. Dies hat zur Folge, dass die notwendige Sorgfalt - gerade im Hinblick auf das Ressourcenmanagement - auf der Strecke bleibt. Projektleiter, die nicht tagtäglich mit Project arbeiten, zerstören sich mit dem Kapazitätsabgleich häufig ihr mühsam erzeugtes Projekt dadurch, dass nicht alle Abhängigkeiten in dem Moment bedacht wurden.
Ein weiterer Grund, warum ich den Kapazitätsabgleich eher kritisch betrachte ist, dass dieser die Vorgänge und Ressourcen - salopp formuliert - pauschal über einen Kamm kehrt, bis die Überlastungen ausgeglichen sind. Um den Kapa-Abgleich im Projekt sinnvoll anwenden zu können, muss man sein Projekt sehr sorgfältig planen, mit Kalendern, Prioritäten und fixierten Meilensteinen arbeiten.
All dies ist in der Praxis sehr aufwändig. Hier kann man sich auch überlegen, die Überlastungen manuell auszugleichen, z.B. über den Team Planer oder die Ansicht Ressource Einsatz. Dann hat man die Veränderungen auf der Vorgangsebene auch selbst in der Hand.
Alternativ kann man auch die Ressourcen mit weniger Arbeit belasten, da die MA ohnehin nur selten zu 100% ihrer Arbeitszeit an einer Tätigkeit arbeiten. Oder man unterbricht einen Vorgang um die Zeit der Besprechung (Rechtsklick auf dem Balken -> Vorgang unterbrechen).
Oder: Planen mit "Fester Dauer", in Spalte "Arbeit" eine sinnvolle Menge an Std eintragen. Die Arbeit wird so über den ganzen Zeitraum verteilt. Überlastungen finden seltener statt.

Es ist in der Praxis auch nicht unbedingt notwendig, bzw. sinnvoll, jede Überlastung auszugleichen. Üblicherweise geschieht dies automatisch durch die Erfassung von Fortschrittsgraden bzw. IST-Std.
Ein anderer Punkt ist auch: Man müsste alle Projekte priorisieren und abgleichen um ein sinnvolles Bild über die Auslastungen über alle Projekte hinweg zu bekommen.
Aber wie gesagt, dies ist nur meine persönliche Meinung.

Um Deinem eigentlichen Problem mit dem Kapazitätsabgleich auf die Spur zu kommen, muss man tatsächlich in den Plan reinschauen, warum und an welchen Stellen Vorgänge verzögert werden. Hier kann auch die Ansicht "Vorgang Maske" helfen (Register Ansicht | Details -> Rechtsklick im grauen Bereich -> Zeitplan)

Viele Grüße

_________________
Bernhard Fischer
(MVP, MCP, MCTS; MCITP)
Senior Consultant & Trainer
(Project & SharePoint Server)
Hani
Gast


Verfasst am:
20. März 2014, 15:40
Rufname:


AW: Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behob - AW: Ressourcenabgleich: Kapazitätsüberschreitung nicht behob

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Hallo, ich reihe mich hier ein, weil es mir ein ähnliches Problem zu sein scheint.

Ich plane hier ein Projekt auf Basis eines alten (grosse Firma, langes Projekt) Projektplans und brauche den Plan vorerst vor allem für die Darstellung der Arbeitsschritte. ZUm aktuellen Zeitpunkt werden keine Ressourcen geplant, ich nutze nur die Firmennamen (Gewerke) und darzustellen, wer wann wo aktiv ist. Natürlich steht dann überall, dass die Ressource überlastet ist. das hat aber nie gestört. Ob wir die Ressoucenplanung jemals nutzen möchten ist unklar.

Plötzlich fängt Project an, Vorgänge anzupassen (Dauer), ohne mir die Option zu lassen, dies zu unterbinden. Die Ressouce sei in einem anderen Projektplan (der gar nicht mehr genutzt wird) verplant. Genauer: "Ressouce ist außerhalb der ursprünglichen Termine des Vorgangs X in Project Y zugeordnet." Die Dauer dieses Vorgangs mit fester Dauer wird geändert, um die Änderung der Ressourcenplanung wiederzuspiegeln". Alle Folgetermine verschieben sich.

Das Löschen der Ressource aus dem Vorgang hat auch nichts gebracht - verbüffenderweise. Auch lässt sich dieser Vorgang (und auch kein anderer) von automatisch auf manuell umstellen (weder neue noch alte), was auch hätte helfen können. Ich habe auch bereits versucht den Plan kompett in eine neue datei kopiert, weil ich hoffte, alte Datei-Kinderkrankheiten abzustellen. Unter kapazitätenplanung habe ich eingegeben, Project soll eigene ressourcen nutzen. Kein Erfolg.

Das einzige, das hilft, ist, in den Einstellungen das automatische Berechnen des Projektes abzustellen. Aber das kann ja schlecht die Lösung sein.

Hat jemand eine Idee? Kann man den automatische Ressourcenabgleich (den ich hier in Verdacht habe) abschalten?

Danke und
Grüße
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