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Tipps und Tricks für Microsoft Outlook
zurück: Unterschiede zwischen Outlook und Outlook Express weiter: In regelmäßigen Abständen sichern der PST-Dateien Unbeantwortete Beiträge anzeigen
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domin8tor
Moderator


Verfasst am:
22. Feb 2004, 15:04
Rufname:

Tipps und Tricks für Microsoft Outlook - Tipps und Tricks für Microsoft Outlook

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Tipps und Tricks: Allgemein

Wichtigster Tipp als erstes:
Mails unbekannter Absender mit Misstrauen betrachten und möglichst gar nicht öffnen. Auch das Autovorschaufenster ist nicht ungefährlich. Mittlerweile gibt es Viren, die auf Ihrem System, Skripte sofort ausführen.

Outlook als Icon im Systray(links neben der Uhr) starten: OutlookXP/2002
Achtung nur für User die wissen was sie tun: Start - Ausführen - Befehl "regedit" eingeben(ohne Anführungzeichen) - HKEY_CURRENT_USER - Software - Microsoft - Office - 10.0 - Outlook - Preferences - im Menü Bearbeiten - Neu - Wähle DWORD-Wert - im DWORD MinToTray eintragen - Doppelklick auf das neue DWORD - statt der 0 eine 1 eintragen.
Outlook2003:
Outlook starten, falls es noch nicht gestartet ist - Rechtsklick auf das OutlookIcon im Systray - Ausblenden wenn minimiert(Reiter setzen)

Suchbegriffe beim Filtern mit ODER verknüpfen:
Einfach das Wort "ODER" zwischen die Suchbegriffe einfügen.

Outlook als Standard-Mailprogramm einstellen: Outlook2000/XP-2002/2003
1.Moglichkeit: Internet Explorer öffnen - Menü Extras - Internetoptionen - Programme - bei Mail und News Microsoft Outlook einstellen.
Falls die Auswahl mit der Maus nicht möglich ist verwende dir die Pfeiltasten auf der Tastatur.
2.Möglichkeit: Menü Extras - Optionen - Register Weitere - bei "Outlook als Standardprogramm für E-Mail, Kontake und Kalender einrichten" Reiter setzen.
3.Möglichkeit: Achtung nur für User dir Wissen was Sie tun:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail - Schlüssel: (Standard) "Microsoft Outlook" eintragen.


Wo ist sie auf meiner Festplatte die Outlook.pst zu finden:
Pfad der pst-Datei: C:\Dokumente und Einstellungen\"Dein Benutzername"\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\
Hier werden alle Daten die in Outlook sind, gespeichert wie z.Bsp: Mails, Kalendereinträge, Kontakte, Aufgaben, usw...

Mails an Kontakte mit gleicher Kategorie senden:
In den Ordner Kontakte wechseln - Menü Ansicht - Aktuelle Ansicht - Nach Kategorie - die gewünschte Kategorie mit dem Mauscursor greifen und mit gedrückter linker Maustaste auf das Symbol Posteingang in der Outlook Leiste ziehen.

Wie sichere (exportiere) ich alle Daten vom Persönlichen Ordner (zb. wenn du die Festplatte formatieren möchtest):
Menü Datei - Importieren/Exportieren... - Exportieren in eine Datei markieren - Weiter - Persönliche Ordner-Datei(.pst) markieren - Persönliche Ordner markieren - Unterordner einbeziehen(Reiter setzen) - Weiter - Exportierte Datei speichern unter: Pfad auswählen - je nach Bedarf die gewünschte Option markieren (Standard : Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen) - Fertig stellen
Neu bei Outlook 2003. Diese Datei kann jetzt bis zu 4.294.967.295 MB (ca. 3,9 TB) gross werden.

Wie importiere ich den Persönlichen Ordner aus einer gesicherten *.pst-Datei:
Menü Datei - Importieren/Exportieren... - Importieren aus anderen Programmen oder Dateien markieren- Weiter - Persönliche Ordner-Datei (.pst) markieren - Weiter - Zu importierende Datei: Pfad der gesicherten *.pst-Datei auswählen - je nach Bedarf die gewünschte Option markieren (Standard : Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen) - Weiter - Persönliche Ordner markieren - Unterordner einbeziehen(Reiter setzen) - Elemente in denselben Ordner importieren in (Persönliche Ordner wählen - Fertig stellen.

Was tun bei folgender Fehlermeldung?
"Die Adressliste kann nicht angezeigt werden. Der mit dieser Adressliste assoziierte Kontakteordner wurde verschoben oder gelöscht oder sie haben keine Zugriffsberechtigung."
Starte Outlook - Wechsle zu den Kontakten - Rechtsklick auf den Kontakteordner - Eigenschaften - bei "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen" (Reiter setzen) - Unter "Name des Adressbuchs:" kannst du einen individuellen Namen vergeben (Kontakte ist Standard).
Wichtig !! Jegliche Beiträge über diese Fehlermeldung werden Forum Outlook Hilfe im Beitrag Die Adressliste kann nicht angezeigt werden fortgesetzt.

Wie sichere ich meine Regeln:
Menü Extras - Regel und Benachrichtigungen - Optionen - Regeln exportieren

_________________
Grüsse, domin8tor
_________________


Zuletzt bearbeitet von domin8tor am 08. Mai 2004, 13:56, insgesamt 17-mal bearbeitet
domin8tor
Moderator


Verfasst am:
22. Feb 2004, 22:00
Rufname:


Tipps und Tricks: E-Mail - Tipps und Tricks: E-Mail

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Die Reihenfolge von Senden/Empfangen umdrehen:
Manche Mail-Anbieter erfordern eine umgekehrte Reihenfolge der Anmeldung. Man stellt sie wie folgt um:
Outlook2000:
Die Reihenfolge lässt sich in Outlook 2000 noch nicht umdrehen. Es gibt aber mehrere Varianten das zu bewerkstelligen.
1.Variante: Markiere in Deinem Konto unter dem Register Server den Punkt: Server erfordert Authentifizierung. Unter Einstellungen dann "Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden" markieren.
2.Variante: POP before SMTP Mail Proxy - Ist ein kleines Programm, dass gegenüber dem Mail Programm (z.B. MS Outlook) einen SMTP Server simuliert. Das Mail Programm verbindet sich beim Senden einer Mail mit dem SMTP Proxy und denkt es wäre mit dem richtigen SMTP Server verbunden.
Das Programm findet ihr unter folgender Adresse ---> http://people.freenet.de/ingos_pages/english.htm
3.Variante: Der eigene SMTP-Server - Installiere Dir auf Deinen Rechner einen eigenen SMTP-Server. Dann sendest Du Deine E-Mails direkt ins Internet an Deinem Provider vorbei. Dieser Server verlangt garantiert keine Anmeldung.
Den SMTP-Server findet ihr unter folgender Adresse ---> http://www.postcastserver.com/
Outlook 2002/XP und 2003:
Menü Extras - E-Mail-Konten - Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten - Weiter - gewünschtes Konto markieren - Ändern - Weitere Einstellungen - Postausgangsserver - Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung (Reiter setzen) - Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden markieren

Alle eingehende Mails automatisch ausdrucken:
Menü Extras - Regel und Benachrichtigungen - Neu - Regel ohne Vorlage erstellen - Nachrichten bei Ankunft prüfen - Weiter - Hier jetzt keine Bedingung auswählen, die Regel gilt dann für alle Mails - Weiter - Beantworte die Frage mit Ja - diese drucken.

Beim Programmstart von Outlook automatisch die Mails abholen lassen:
Einwahl ins Internet: Menü Extras - Optionen - Register Mail-Setup - Bei einer Übermittlung im Hintergerund automatisch wählen(Reiter setzen).
Outlook2003:
Abrufen der Nachrichten: Menü Extras - Senden und Empfangen - Übermittlungseinstellungen - Übermittlungsgruppen definieren - Automatische Übermittlun alle "XX" Minuten (Reiter setzen)
Der erste Abruf der Mails erfolgt dann beim Programmstart und dann alle "XX" Minuten.
Outlook XP/2002:
Abruf der Nachrichten: Menü Extras - Übermittlungseinstellungen - Übermittlungsgruppen definieren - Hier stelle nun einen regelmäßigen Intervall für die Abholung ein. Der erste Abruf erfolgt beim Programmstart und dann regelmäßig alle xxx Minuten
Outlook2000:
Menü Extras - Optionen - Register E-Mail-Übertragung - Automatisch wählen, wenn Server auf neue Nachrichten überprüft wird (Reiter setzen).

Einträge in der Autovervollständigenliste beim E-Mail-Adressfeld entfernen: OutlookXP/2002
Bewege den Focus (Markierung) mit den Pfeiltasten auf den gewünschte Eintrag - Taste Entf drücken.
Outlook2003:
Menü Extras - Optionen - Register Einstellungen - Button E-Mail-Optionen - Erweiterte-Email-Optionen - Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen (Reiter entfernen).
Achtung nur für User die wissen was sie tun: Den Inhalt dieser Datei kann man auch löschen und werden somit auch nicht mehr angezeigt.
Diese Daten werden in C:\Dokumente und Einstellungen\"Dein Benutzername"\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Outlook.nk2 standardmässig gespeichert.

Zeilenumbrüche nicht automatisch entfernen:
Menü Extras - Optionen - Button E-Mail-Optionen - Zusätzliche Zeilenumbrüche in Nur-Text-Nachrichten (Reiter entfernen)

Die Sicherheitsabfrage beim Öffnen von Anhängen aktivieren:
Windows Explorer öffnen - Menü Extras - Ordneroptionen - Dateitypen - Den entsprechenden Dateityp suchen - Erweitert - Öffnen nach dem Download bestätigen (Reiter setzen).

Beim Senden mit Verteilerliste soll der Empfänger nicht die Adressen der anderen Empfänger sehen:
Im Feld "An" deine eigene E-Mail-Adresse eintragen - Im Feld "Bcc" dann die Verteilerliste - Falls das Feld "Bcc" sichtbar ist - Menü Ansicht "Bcc" Feld anklicken.

Eine bereits gesendete Mail erneut versenden:
Mail öffnen - Menü Aktionen - "Diese Nachricht erneut senden" anklicken.

Mails ab einer bestimmten Größe nicht abholen:
Menü Extras - Optionen - E-Mail-Übertragung - Keine Nachrichten größer als XX KB downloaden (Reiter setzen) - gewünschte Größe bestimmen.

Jedem Konto eine eigene Signatur zuweisen: Outlook2003
Menü Extras - Optionen - Register E-Mail-Format - ganz unten bei Signaturen - Emailkonto auswählen - Signaturen - Neu... - Namem vergeben für die Signatur - Weiter - Text eingeben für die Signatur (auf Wunsch noch Bearbeiten mit Schirftart,....) - Fertig stellen - OK - Übernehmen.
Signatur ist nun für die oben angeführte Mailadresse Fertig. Bei mehreren Mailadressen einfach ab "Emailkonto auswählen" die Schritte wiederholen.
ACHTUNG: Das automatische Einfügen der Signaturen ist nur möglich, wenn Word als E-Mail-Editor eingestellt ist. (Menü Extras - Optionen - Register E-Mail-Format - E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten - Reiter setzen )

Bilder automatisch downloaden in HTML-Mails: Outlook 2003
Menü - Extras - Optionen - Register Sicherheit - Button Einstellungen für den automatischen Download ändern - Bilder oder anderen externen Inhalt in HTML-Mails nicht automatisch downloaden (Reiter entfernen).
Achtung: Diese Funktionen nur deaktivieren wenn man sich sicher ist, was in den Mails für Bilder enthalten sind.

Anzeigedauer der Desktopbenachrichtigung ändern bzw. aktivieren: Outlook 2003
Menü Extras - Optionen - Register Einstellungen - Button E-Mail-Optionen - Button Erweiterte E-Mail-Optionen - Desktopbenachrichtigung anzeigen (Reiter setzen - diese Option gilt nur für den Standard-Posteingang) - Desktopbenachrichtigungseinstellungen... - Hier dann Dauer und Transparenz einstellen.

Email nur als Text senden bei bestimmten Kontakten:
In die Kontakte wechseln - Doppelklick auf den entsprechenden Kontakt - Register Allgemein - Doppelklick auf die Mailadresse im Feld "E-Mail" - bei Internetformat - "Als nur Text senden" auswählen.
In Zukunft werden nun E-Mails an diesen Kontakt als "Nur-Text" gesendet.

Nachrichten/Mails "als gelesen markieren" ändern bzw. einstellen:
Menü Extras - Optionen - Register Weitere - Button Lesebereich - Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren(Reiter setzen) - Sekunden einstellen.

Mehrere Kontakte gleichzeitig versenden:
Drücke die "Strg-Taste" und halte die Taste gedrückt - mit der Maus die gewünschten Kontakte markieren - anschließend Tastenkombination "Strg+F" drücken.

E-Mail an mehrere Kontakte gleichzeitig senden:
Mit der Maus bei gedrückter "Strg-Taste" die gewünschten Kontakte markieren - dann im Menü Aktionen - Neue Nachricht an Kontakt.

Kopfzeilen der Mails vor dem Download auf dem Server ansehen: Outlook2000:
Unter Outlook 2000 ist es noch leider nicht möglich, sich die Kopfdaten auf dem Mailserver anzusehen. Es gibt jedoch eine Möglichkeit mit einem Zusatztool.
Die Anleitung hierfür findet ihr hier: http://www.docoutlook.de/umgebung/addon/postda.htm
OutlookXP/2002:
Menü Extras - Übermittlungseinstellungen - Übermittlungsgruppen definieren - Bearbeiten - gewünschte Konto zur Bearbeitung auswählen - Nur Elementbeschreibung downloaden (Reiter setzen).
Outlook2003:
1.Variante - Menü Extras - Senden/Empfangen - Kopfzeilen dieses Ordners downloaden anklicken.
2.Variante - Menü Extras - Senden/Empfangen - Übermittlungeinstellungen - Übermittlungsgruppen definieren - Bearbeiten - gewünschte Konto zur Bearbeitung auswählen - Nur Kopfzeilen downloaden markieren.

Ein Dankeschön an iso. Die auf Ihrer Homepage einige E-Mail-Tipps (Outlook Express, XP) zusammengefasst hat.
Link ---> http://www.home.pages.at/isovits/email.htm

_________________
Grüsse, domin8tor
_________________


Zuletzt bearbeitet von domin8tor am 08. Mai 2004, 13:59, insgesamt 4-mal bearbeitet
domin8tor
Moderator


Verfasst am:
08. Apr 2004, 19:32
Rufname:

Tipps und Tricks: Kalender - Tipps und Tricks: Kalender

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Doppelt installierte Feiertage entfernen:
In den Kalender wechseln - Menü Ansicht - Aktuelle Ansicht - Nach Kategorie aktivieren - auf das Plus-Symbol vor Kategorien klicken - Alle Feiertage markieren und löschen - Danach die Feiertage erneut einfügen.

In Outlook die Feiertage eintragen: Outlook 2002/XP und 2003:
Menü Extras - Optionen - Register Einstellungen - Button Kalenderoptionen - Feiertage hinzufügen. Hier die Feiertage für das gewünschte Land aussuchen.
Outlook 2000:
In Outlook 2000 sind die Feiertage nur bis zum Jahr 2002 enthalten. Es gibt einige Tools mit denen man die Feiertage auch nachträglich installieren kann.
Hierzu gibt es im Forum Outlook Kalender im Beitrag Kalender updaten einige Links.

Kalenderwochennummern im Datumsnavigator anzeigen lassen:
Menü Extras - Optionen - Register Einstellungen - Button Kalenderoptionen - Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen (Reiter setzen).
siehe auch im Beitrag Kalenderwochen anzeigen

Wie mehrere Tage im Kalender bei Tagesansicht anzeigen:
Markiere im Datumsnavigator bei gedrückter "STRG-Taste" die Tage die Du anzeigen möchtest mit der Maus oder gewünschten Tag markieren und anschliessend die Tastenkombination "ALT+eine Zahl". (Bsp: Alt+2 = 2 Tag, Alt+3 = 3 Tag, usw....).

Wie kann ich Samstag und Sonntag zu der Arbeitswochenansicht hinzufügen:
Menü - Extras - Register Einstellungen - Button Kalenderoptionen - bei "Samstag" und "Sonntag" Reiter setzen(Häckchen).

_________________
Grüsse, domin8tor
_________________
domin8tor
Moderator


Verfasst am:
08. Mai 2004, 14:01
Rufname:

Tipps und Tricks: Aufgaben - Tipps und Tricks: Aufgaben

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Erledigte Aufgaben ausblenden:
Rechtsklick in der Überschriftenzeile des Aufgabenblockes - Aktuelle Ansicht anpassen - Filtern.... - Erweitert - bei Weitere Kriterien definieren: aus Alle Aufgabenfelder das Feld Erledigt - Bei Bedingung den Wert Nein eintragen - Zur Liste hinzufügen - OK.

Erledigte Aufgaben zum Löschen einblenden:
Menü Ansicht - Aktuelle Ansicht - Liste mit Details. Nun kannst Du die erledigten Aufgaben löschen.

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Grüsse, domin8tor
_________________
domin8tor
Moderator


Verfasst am:
08. Mai 2004, 14:02
Rufname:


Tipps und Tricks: Kontakte - Tipps und Tricks: Kontakte

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E-Mail-Adresse eines Absenders zu den Kontakte hinzufügen:
1. Variante: Die empfangene E-Mail mit einem Doppelklick öffnen - Rechtsklick auf die Mailadresse(bzw. Name) des Absenders - Zu den Kontakten hinzufügen.
2. Variante: Klicke auf die entsprechende Mail und halte die Maustaste gedrückt - Ziehe die Mail mit gedrückter Maustaste auf das Icon des Kontakte-Ordners auf der Outlook Leiste.

Was tun wenn im Adressbuch einige Kontakte-Ordner nicht sichtbar sind:
Ansicht Ordnerliste - Rechtsklick auf den gewünschten Ordner - Eigenschaften - Dort den Reiter Outlook Adressbuch - Diesen Ordner als Outlook-Adressbuch anzeigen anhaken.

Sortierung im Adressbuch ändern:
Einstellen der Sortierung: Menü Extras - E-Mail-Konten - Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten markieren - Weiter - gewünschtes Adressbuch markieren - Ändern - Wie "Speichern unter" (Mander, Jens) markieren.
Die Änderungen werden erst nach einem Neustart wirksam.
Kriterien der Sortierung: Rechtsklick auf ABC-Register (rechte Seite) - Sortieren.

_________________
Grüsse, domin8tor
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