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Zahl in Worten wird nicht gespeichert!
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Gast



Verfasst am:
27. Sep 2010, 17:22
Rufname:

Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo Leute,

letzte Woche habe ich in einem Formular die Funktion Zahl in Worten? und die Datensatznummer in ein Textfeld mit =CurrentRecord eingefügt. Klappt auch ganz prima, aber dann die Enttäuschung:

1. Die Zahl in Worten wird nicht in der Tabelle gespeichert, sondern nur angezeigt. Das Speichern ist aber wichtig, weil diese Angabe für einen Serienbrief gebraucht wird!!

2. Wenn ich einen neuen Datensatz öffne, z. B. von Nr.900 auf Nr.901, wird das korrekt im neu erstellten Textfeld angezeigt. Daten eingegeben und das Formular schließen. Nach dem erneuten Öffnen des Formulars wird der neue Datensatz aber nicht die Nr.901 sondern fängt von vorne mit Nr.1 an!!

Wie kann ich diese Probleme lösen??
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
27. Sep 2010, 18:21
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz


AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
Zitat:
Klappt auch ganz prima, aber dann die Enttäuschung: Die Zahl in Worten wird nicht in der Tabelle gespeichert,
das soll auch nicht gespeichert werden. Bilde Zahl in Worten in einer Abfrage und nimm die Abfrage für den Serienbrief.
Zitat:
Wenn ich einen neuen Datensatz öffne, z. B. von Nr.900 auf Nr.901,
Und wie ist dieser Zähler realisiert?
_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
Ich möchte bitte keine unaufgeforderten PN. Fragen bitte im Forum.
werner53
Access 2002 Einsteiger


Verfasst am:
28. Sep 2010, 10:28
Rufname:

AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo Klaus,

mal zur Info: Die Datenbank ist für einen gemeinnützigen Verein und beinhaltet Spendeneingänge. Den Spendern wird bei einem Zahlungseingang ein Dankschreiben und eine Spendenbescheinigung zugesandt. In der Spendenbescheinigung muss nach Vorgabe des Bundesfinanzministeriums der Betrag auch in Worten angegeben werden. Beides wird mit vorgefertigten Formularen per Serienbrief erledigt.
Gibt es denn wirklich keine Möglichkeit die Zahl in Worten in der Tabelle zu speichern??

Wenn nein, wie würde denn die Abfrage aussehen? Aus der Tabelle kann die Abfrage ja wohl nicht sein, steht ja keine Zahl in Worten drin. Und wie funktioniert das dann mit den Serienbriefen?

Jetzt zu dem Zähler: Der soll den aktuellen Datensatz, der unten angezeigt wird, in einem Textfeld im Formular anzeigen. In der fortlaufenden Reihenfolge! Diese Nummer wird auf dem Kontoauszug bei einem Spendeneingang notiert. Leider beginnt der Zähler bei einem neuen Datensatz aber von Anfang und verschiebt alle anderen Datensätze, so dass die notierten Nummern nicht mehr übereinstimmen!

Der Zähler ist ein Textfeld mit Steuerelementinhalt =[CurrentRecord]
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
28. Sep 2010, 11:10
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
Zitat:
Gibt es denn wirklich keine Möglichkeit die Zahl in Worten in der Tabelle zu speichern??
Doch, gibt es schon, ist aber wirklich der falsche Weg, da Du selbst immer dafür sorgen musst, dass das feld aktuell ist. Eine Abfrage kann das automatisch.
Zitat:
Aus der Tabelle kann die Abfrage ja wohl nicht sein, steht ja keine Zahl in Worten drin
Doch, mit dieser Tabelle. Erstelle also eine Abfrage mit der Tabelle und nimm ein berechnetes Feld mit auf:
Code:
ZahlInWorten: CurStr([Betrag])
Als Eintrag in der 1.Zeile einer leeren Spalte der Abfrage.

Diese Abfrage (und nicht die Tabelle) wird jetzt Datenherkunft für den Serienbrief. Für Word sind Tabellen oder Abfragen gleichwertig.

Zitat:
Der Zähler ist ein Textfeld mit Steuerelementinhalt =[CurrentRecord]
Das ist als Zähler völlig unbrauchbar. CurrentRecord ist der Datenstzzeiger des aktuell angezeigten Datensatzes. Wenn Du ein Formular hast mit 5 Datensätzen und Du gehst auf den 5. Datensatz zeigt das Feld 5 an, bei 10 dann halt 10.
Im 1. Datensatz steht da eine eins.

Erstelle in der Tabelle ein zusäzliches Feld mit dem Typ Autowert. Dann hast Du Deinen Zähler.

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
Ich möchte bitte keine unaufgeforderten PN. Fragen bitte im Forum.
werner53
Access 2002 Einsteiger


Verfasst am:
28. Sep 2010, 12:45
Rufname:


AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo Klaus,

prima dass Du so schnell eine Antwort auf meine Probleme hast. Mit der Umsetzung habe ich aber Probleme! Ich bin noch Anfänger! Werde mal eine Testdatei hochladen die wie das Original aufgebaut ist.

Gruß werner53



Spenden.zip
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 Dateiname:  Spenden.zip
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KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
28. Sep 2010, 13:00
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
das Feld für den Betrag in Worten ist in der Tabelle überflüssig, habe ich entfernt. Weiterhin habe ich das Feld mit dem Zähler an die SpendenID gebunden. Das ist dann gleichzeigig die Bankbelegnummer. Wie gesagt ist CurrentRecord an der Stelle zu diesem Zweck sinnlos.
Der Betrag in Worten wird jetzt nur in der Abfrage gerechnet. Das Formular ist jetzt an diese Abfrage gebunden. Diese Abfrage wird jetzt auch Datenherkunft für den Serienbrief, nicht die Tabelle.

Geänderte DB anbei.

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
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Spende01n.zip
 Beschreibung:

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 Dateiname:  Spende01n.zip
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 Heruntergeladen:  33 mal

Gast



Verfasst am:
28. Sep 2010, 16:58
Rufname:

AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo Klaus,

vorab die Info, dass der Betrag in Worten in der Spendendatenbank noch aus der der Eingabe per Hand stammt! Habe ich vergessen zu löschen! Sorry!!

Erst mal danke für die flotte Bearbeitung der Datenbank. Habe das jetzt 1:1 für meine Datenbank umgesetzt. Allerdings kann ich den "Serienbrief Spendenbescheinigung" nicht mit der Abfrage verbinden! Dann kommt "Word konnte die Datenquelle nicht öffnen".

Das mit der SpendenID ist für mich auch nicht ok. Die Datenbank ist schon einige Jahre alt. Es wurden auch schon mal falsche Datensätze gelöscht, also stimmt die aktuelle Datensatznummer nicht mit der ID überein! Ich brauche aber die Datensatznummer!

Gruß werner53
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
28. Sep 2010, 17:18
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
Zitat:
Ich brauche aber die Datensatznummer!
Es gibt in einer DB keine Datensatznummer wie Du diese gern hättest. Die Datensatznummer ist keine beständige Eigenschaft, auf diese kannst Du Dich nicht beziehen.

Wenn Du einen lückenlosen Zähler haben willst, musst Du den selbst erstellen (als Feld wie gehabt) und bei jedem neuen Datensatz um 1 erhöhen. Das kann man per VBA machen. Aber auch dann entsteht eine Lücke wenn Du zwischendrin Datensätze löschst.

Und warum Du die ID nicht verwenden kannst versteh ich nicht, kannst Du mir das mal erklären.
Zitat:
also stimmt die aktuelle Datensatznummer nicht mit der ID überein!
Ansich ist das doch bedeutungslos.
_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
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werner53
Access 2002 Einsteiger


Verfasst am:
29. Sep 2010, 11:42
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AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,

das mit der Datensatznummer habe ich in einem Textfeld so geregelt:
=Wenn([CurrentRecord]>(Anzahl(*));'Neue Einzahlungsbeleg Nr.!';('Einzahlungsbeleg Nr. ' & [CurrentRecord] & ' von ' & Anzahl(*)))
Ist für mich genau passend, zumal mit Sicherheit kein Datensatz mehr gelöscht wird!

Wo ich jetzt noch festhänge ist der Serienbrief! Der läßt sich einfach nicht mit der Abfrage verbinden, sondern nimmt immer die Tabelle. Dann fehlt mir aber der Betrag in Worten in dem Dokument!

Für einen Tipp währe ich dankbar.

Gruß werner53
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
29. Sep 2010, 12:19
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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
die Formel ist Unsinn, das geht auf Dauer nicht gut. Du kannst CurrentRecordnicht zur Zählung verwenden. CurrentRecord ist abhaängig von dem angezeigten Datensatz und ist nicht immer gleich. Wenn Du eines Tages das Formular einschränken willst (mit einem Filter z.B.) stimmt die ganze Formel hinten und vorne nicht mehr.
Ich versuche Dir die ganze Zeit klar zu machen, dass das mit CurrentRecord auf Dauer nicht funktionieren wird. Warum ignorierst Du einfach diese Hinweise.
Zitat:
zumal mit Sicherheit kein Datensatz mehr gelöscht wird!
Dann kannst Du auch den Autowert nehmen. Und warum Du diesen nicht verwenden kannst, hast Du trotz meiner Bitte immer noch nicht beantwortet, es gibt ja möglicherweise eine ganz andere Lösung.

Das mit obiger Formel geht nicht gut jede Wette, dass Du noch an mich denken wirst. Laughing

Mit Word habe ich leider keine Erfahrung, stelle die Frage mal im Word Forum. Aber das muss gehen mit einer Abfrage.

Nachtrag:
ich habe das gerade mal mit Word gestestet, wie ich bereits gesagt habe, bekomme ich die Abfrage zur Auswahl angeboten.

Wie machst Du die Verbindung genau?

Und warum überhaupt einen Word Serienbrief. Das sollte doch viel einfacher mit einem Bericht direkt in Access auch funktionieren.

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
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Zuletzt bearbeitet von KlausMz am 29. Sep 2010, 13:55, insgesamt einmal bearbeitet
jens05
Moderator


Verfasst am:
29. Sep 2010, 12:37
Rufname:
Wohnort: ~~~~~

AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
Zitat:
Allerdings kann ich den "Serienbrief Spendenbescheinigung" nicht mit der Abfrage verbinden!

Versuche dazu mal folgendes Einige Access-Datenbank-Abfragen sind nicht als Datenquellen in dem Seriendruckassistent verfügbar

_________________
mfg jens05 Wink
Gast



Verfasst am:
29. Sep 2010, 14:14
Rufname:

AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert! - AW: Zahl in Worten wird nicht gespeichert!

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       Version: Office XP (2002)

Hallo Klaus,

seit ca. zwei Jahren haben wir eine neue ehrenamtliche Mitarbeiterin, die auf den Bankauszügen immer die aktuelle Datensatznummer notiert hat. So soll es auch bleiben. Ich glaube nicht dass noch mal eine Änderung in der Struktur der Datenbank gemacht wird! Jetzt klappt alles prima und das soll auch so bleiben!
Vielen Dank für die fleißige und erfolgreiche Hilfe


Hallo jens05,

prima Tipp! So ist das wenn mal ein Haken vergessen wird (Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen). Kleiner Fehler, große Ursache. Hätte ich ewig gesucht!

Gruß werner53
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
29. Sep 2010, 14:24
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz


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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
Zitat:
seit ca. zwei Jahren haben wir eine neue ehrenamtliche Mitarbeiterin, die auf den Bankauszügen immer die aktuelle Datensatznummer notiert hat. So soll es auch bleiben.
Ich will Dich doch nur vor einem Fehler bewahren, ich will doch nicht Recht haben. Die Datensatznummer ist keine beständige Größe und damit für eine Belegnummer völlig unbrauchbar.
Filtere mal das Formular und schon hast Du völlig andere Zahlen.
Oder stelle mal das Formular auf Daten eingeben=Ja, dann fängst Du wieder bei 1 an.

Und die Spendenbescheinigung könnte auch Access direkt drucken ohne Word.
Warum machst Du es Dir so schwer?

_________________
Gruß
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