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Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertragen
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blue31
Anfänger


Verfasst am:
10. Aug 2010, 15:03
Rufname:

Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertragen - Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertragen

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       Version: Office 2003

Ein Hallo an alle Access-Experten hier! Ich hoffe, Ihr könnt mir helfen, denn ich bin kurz vorm Verzweifeln... und alles was ich bislang hier oder anderswo gefunden habe, bringt mich nicht wirklich weiter - oder ich versteh es einfach nur nicht
Gleich mal vorweg... ich verstehe nichts vom Programmieren - also bitte für kleine Mädchen erklären - vielen Dank!

Mein Problem ist folgendes: Ich bin gerade dabei, für unsere Papierakten eine Art Aktenverzeichnis zu erstellen - für die leichtere Suche von abgelegten Schriftstücken. Dafür habe ich mir ein Haupt-/Unterformular vorgestellt. Das Hauptformular soll die Aktenplannummer, Bezeichnung, Register und den Lagerort beinhalten, das Unterformular dann Angaben zu den jeweils dort abgelegten Schriftstücken incl. Suchbegriffen.

Nun ist eine Aktenplannummer ja immer mit einer Bezeichnung verknüpft. Ich habe diese beiden Angaben in einer Tabelle Auswahl_Aktenplan mit den Feldnamen Aktenplannummer und Bezeichnung hinterlegt. Diese Daten lassse ich mir in meinem Hauptformular in einem ungebundenen Listenfeld zur Auswahl anzeigen.

Nun möchte ich erreichen, dass bei einem Klick auf eine ausgewählte Zeile, diese beiden Angaben jeweils zwei verschiedene Textfelder befüllen, d. h. ich möchte also das Textfeld Aktenplannummer mit der Spalte Aktenplannummer und das Textfeld Bezeichnung mit der Spalte Bezeichnung des Listenfeldes ausfüllen lassen. Ist dies möglich und wenn ja, könnt Ihr mir bitte, bitte, bitte weiterhelfen?

Oder gibt es gar noch einen einfacheren Weg?
derArb
getting better


Verfasst am:
10. Aug 2010, 15:47
Rufname: derArb
Wohnort: Berlin


AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo,
Du solltest keine Formulare erstellen, bevor das DB Modell nicht fertig ist.
Also erst die Tabellen und deren Beziehung erstellen
Tabelle Aktenverzeichnis
Felder:
Verz_id (autowert, primärschlüssel) !!!!! DRINGEND NOTWENDIG!!!!
VerzNr (Text)
VerzBezeichnung (text)
Tabelle Akte
Felder:
Akte_id (autowert, primärschlüssel) !!!!! DRINGEND NOTWENDIG!!!!
Verz_id_f (Zahl longinteger, Duplikate ja) !!!!! DRINGEND NOTWENDIG!!!!
AkteNr (text)
Aktebez (text)

in Menüpunkt Beziehung verknüpfst Du die beiden Tabellen
ziehe eine Linie von Verz_id auf Verz_id_f und klicke alle Verknüpfungsoptionen an.
int. Relation, Aktualisierungsweitergabe, Löschweitergabe
Jetzt vom Formularassistenten ein Formular mit Unterformular erstellen lassen.
Alles ist nun erledigt.

MfG
derArb

_________________
MfG
derArb

Scio me nihil scire...Εν οίδα οτι ουδέν οίδα... Ich weiss, dass ich nichts weiss (Sokrates)
Ich bevorzuge Beiträge mit korrekter deutscher Grammatik.
blue31
Anfänger


Verfasst am:
10. Aug 2010, 20:27
Rufname:

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo derArb,

vielen Dank für Deine Antwort. Entschuldige bitte, bei meiner Problembeschreibung habe ich vor lauter Verzweiflung vergessen, meine Basis etwas genauer zu beschreiben: Die Tabellen sind natürlich bereits erstellt (ähnlich wie Du es mir beschrieben hast) und zueinander in Beziehung gesetzt.

Nun möchte ich beim Erfassen der Daten im Formular allerdings nicht jedesmal die langen Aktennummern bzw. die dazugehörigen Bezeichnungen eintippen. Von daher die Auswahltabelle für diese beiden Eingaben. Ich möchte auch nicht die beiden Felder einzeln über Drop-Down-Felder regeln, denn bei dieser Variante müßte ich dennoch bei jeder Eingabe die zugehörigen Auswahlen treffen und hier können falsche Einträge kombiniert werden.

Daher meine Überlegung, die benötigten Angaben in einer Auswahltabelle einmal einzugeben, da diese "Paare" immer zusammengehören, z. B. Aktennummer 1 entspricht Bezeichnung A, Aktennummer 2 entspricht Bezeichnung B usw.

Die in der Auswahltabelle eingegebenen Inhalte (Aktennummer und Bezeichnung) lasse ich mir nun im Hauptformular über ein zweispaltiges, ungebundenes Listenfeld anzeigen. Das funktioniert auch noch. Dann allerdings komme ich nicht mehr weiter...

Ich möchte in diesem Listenfeld den entsprechenden Datensatz auswählen und per Markierung (Klick) erreichen, dass dieser zweispaltige Eintrag in die beiden (Text-)felder Aktennummer und Bezeichnung übernommen und somit auch in der Tabelle eingetragen werden. Das müßte doch möglich sein... weißt Du - oder jemand anders hier - Rat?

Viele Grüße und Euch noch einen schönen Abend
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
10. Aug 2010, 20:36
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo,
das solltest Du etwas anders lösen:
Zitat:
Daher meine Überlegung, die benötigten Angaben in einer Auswahltabelle einmal einzugeben, da diese "Paare" immer zusammengehören, z. B. Aktennummer 1 entspricht Bezeichnung A, Aktennummer 2 entspricht Bezeichnung B usw.
Erstelle dies Auswahltabelle wie folgt:

AktenID (Autowert, Primärschlüssel)
Aktennummer
AktenBezeichnung.

Im Kombi wird die AktenID ausgewählt und nur diese wird in der anderen Tabelle gespeichert. Die Felder Aktennummer und AktenBezeichnung zu speichern ist überflüssig. Das ist ja gerade der Sinn von beziehungen in tabellen.
Mit einer Abfrage kannst Du die Tabellen zusammenführen, dann bekommst Du auch alle Felder angezeigt.

Beachte auch die Hinweise von derArb zu den Primärschlüsseln.

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
Ich möchte bitte keine unaufgeforderten PN. Fragen bitte im Forum.
blue31
Anfänger


Verfasst am:
11. Aug 2010, 12:04
Rufname:


AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo KlausMz,
ich habe mir nun eine Testdatenbank zum Probieren Eurer Vorschläge erstellt und diese genauso umgesetzt. Die drei Tabellen stehen nun in Beziehungen zueinander und die Primärschlüssel sind entsprechend gesetzt.

Dann habe ich mich für die leichtere Datenerfassung und auch zum Suchen der Dokumente an die Erstellung meines Haupt-/Unterformulares gemacht. Ich lasse mir nun im Kombifeld alle drei Felder anzeigen, wähle aus und eingetragen wird dann nur die ID. Funktioniert alles so wie Du es beschrieben hast.

Da für mich allerdings das Haupt-/Unterformular später mein Recherche-Werkzeug sein wird, gefällt mir an dieser Lösung nicht, das im Formular nur diese ID beim Durchblättern der Datensätze angezeigt wird, da diese doch wenig aussagekräftig ist und bei derzeit 91 Aktenplannummern ich diese auch nicht im Kopf haben kann. Ich könnte zwar nun - wie Du auch schreibst, diese Daten über eine Abfrage wieder zusammenführen, das ist mir in der Praxis dann aber doch zu unpraktisch im Handling, denn ich müßte immer zwischen Abfrage und Formular hin- und herspringen.

Gibt es denn wirklich keine Möglichkeit, mir sowohl die Aktenplannummer, als auch die dazugehörige Bezeichnung im Hauptformular anzeigen zu lassen bzw. die Inhalte des Kombifeldes in die entsprechenden Textfelder automatisch übertragen zu lassen?

Viele Grüße und ein dickes Dankeschön an Euch für Eure Hilfe!
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
11. Aug 2010, 12:20
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo,
Zitat:
Ich könnte zwar nun - wie Du auch schreibst, diese Daten über eine Abfrage wieder zusammenführen, das ist mir in der Praxis dann aber doch zu unpraktisch im Handling, denn ich müßte immer zwischen Abfrage und Formular hin- und herspringen.
Wieso? Binde das Formular an die Abfrage und gut ist.
Abfragen sind zur direkten Ansicht grundsätzlich tabu und im Regelfall überflüssig.

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
Ich möchte bitte keine unaufgeforderten PN. Fragen bitte im Forum.
blue31
Anfänger


Verfasst am:
11. Aug 2010, 13:25
Rufname:

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo KlausMz,
ich hoffe, Du verzweifelst langsam nicht mit mir... mein Hauptformular basiert bereits auf einer Abfrage, welche die entsprechenden Felder, die ich angezeigt bekommen möchte (einschließlich AktenID, Aktenplannummer und Bezeichnung) enthält.

Mit der AktenID habe ich ein Kombinationsfeld erstellt, welches mir die 3 Spalten (AktenID, Aktenplannummer und Bezeichnung) anzeigt. Gebunden ist das erste davon - wie Du mir, wenn ich Dich richtig verstanden habe, empfohlen hast - und dieses wird im Kombinationsfeld eingetragen.

Jetzt habe ich gerade noch die beiden anderen Felder jeweils als Textfeld hinzugefügt. Allerdings bleiben diese im Formular leer und werden - entgegen der Abfrage (da werden diese Angabe eingetragen) - nicht eingetragen???

Also, stell ich mich jetzt so blöd an oder warum krieg ich das nicht hin? Verzweifel hier langsam immer mehr Crying or Very sad, denn so schwer kann das doch eigentlich gar nicht sein.

Viele Grüße
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
11. Aug 2010, 14:21
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo,
erkläre bitte mal den Aufbau des Formulars etwas genauer.

Hauptformular mit Datenherkunft
Unterformular mit Datenherkunft
Ist Hafo und Ufo über die Schlüsselfelder verknüpft?

Kannst Du ein Beispiel hochladen?

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
Ich möchte bitte keine unaufgeforderten PN. Fragen bitte im Forum.
blue31
Anfänger


Verfasst am:
11. Aug 2010, 14:25
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AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo Klaus Mz,

noch ein kleiner Nachtrag: ich hatte gerade versehentlich die Datenbank geschlossen und nach erneutem Öffnen waren auch die beiden Listenfelder Aktenplannummer und Bezeichnung befüllt.

Habe nun ein wenig getestet. Die Felder werden nicht befüllt, wenn ich nur zum nächsten Datensatz und wieder zurück gehe. Schließe ich allerdings das Formular komplett und öffne es erneut stehen die Daten in den Feldern drin. Soweit schon mal ganz gut - ein herzliches Dankeschön an dieser Stelle für Deine Hilfe, insbesondere die Zeit, die Du für Deine Antworten geopfert hast!!!

Allerdings stellt sich mir nun noch eine weitere Frage, da ich ja nicht unbedingt nach jeder Eingabe das Formular schließen und wieder öffnen möchte. Kann man evtl. per Ereignisprozedur steuern, dass die Daten in den Feldern Aktenplannummer und Bezeichnung sofort aktualisiert werden, sobald man das Kombi-Feld verlässt? Vom Programmieren und den Möglichkeiten, die da dahinterstecken hab ich leider überhaupt keine Ahnung.

Viele Grüße
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
11. Aug 2010, 14:29
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo,
bitte beantworte mal die vorherigen Fragen.
Das Verhalten kann ich mir nicht erklären. Man könnte da noch tricksen, aber das sollte nicht notwendig sein.

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
Ich möchte bitte keine unaufgeforderten PN. Fragen bitte im Forum.
Gast



Verfasst am:
11. Aug 2010, 15:23
Rufname:

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo Klaus Mz,
sory, da haben wir uns gerade überschnitten... hier mal die genauen Angaben zu meinem Problemkind: Die Datenbank besteht aus insgesamt 3 Tabellen

Tabelle AKTENVERZEICHNIS mit den Feldern
VerzeichnisID (Primärschlüssel)
AktenID
Register
Lagerort
1:n-Beziehung über VerzeichnisID zur Tabelle AKTENINHALT
1:1-Beziehung über AktenID zur Tabelle AKTENPLAN

Tabelle AKTENPLAN mit den Feldern
AktenID (Primärschlüssel)
Aktenplannummer
Bezeichnung

Tabelle AKTENINHALT mit den Feldern
VerzeichnisID
InhaltsID (Primärschlüssel)
Empfänger
Absender
Datum
Betreff
Bemerkungen
Stichwortsuche

So, nun aber zum Formular:

Datenherkunft HF: Abfrage aus der Tabelle AKTENVERZEICHNIS und AKTENPLAN
Felder aus Tabelle Aktenverzeichnis: VerzeichnisID, AktenID, Register, Lagerort
Felder aus Tabelle Aktenplan: Aktenplannummer, Bezeichnung
Verknüpfung beider Tabellen über AktenID 1:1

Datenherkunft UF: Tabelle AKTENINHALT
mit allen oben gelisteten Feldern
Verknüpfung über VerzeichnisID 1:n mit Tabelle Aktenverzeichnis

So, ich denke nun hab ich alles. Wie ich hier allerdings ein Beispiel hochladen kann, weiß ich leider nicht. Den FAQ´s zufolge müßte ich auf einem Server zwischenspeichern... diese Möglichkeit habe ich leider nicht. Könnte Dir die DB höchstens mailen, wenn Du Dich damit auseinandersetzen möchtest.

Viele Grüße und herzlichen Dank!!!
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
11. Aug 2010, 15:29
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Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo,
Zitat:
1:1-Beziehung über AktenID zur Tabelle AKTENPLAN
1:1 Beziehung, wieso 1:1? Das kann eigentlich nicht sein.

Kannst Du mir bitte die Zusammenhänge der 3 Tabellen beschreiben, also der Funktion der Tabellen, damit ich das nachvollziehen kann.

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
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blue31
Anfänger


Verfasst am:
11. Aug 2010, 21:34
Rufname:

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Ich möchte mit der Datenbank im Prinzip sowas wie einen "elektronischen Aktenschrank" nachbauen, um letztendlich über Suchfunktionen Dokumente leichter und schneller zu finden. Meine Überlegung war daher, jede Akte die in Papierform existiert, zu erfassen - dafür steht die Tabelle AKTENVERZEICHNIS.

Aktennummern sind bei uns anhand der Zusammensetzung aus drei Bestandteilen immer einmalig (Abteilungsnummer, laufende Nummer, Jahreszahl), lediglich die Bezeichnung kann sich wiederholen.

Ursprünglich hatte ich die Angaben Aktenplannummer und Bezeichnung ja in der Tabelle Aktenverzeichnis stehen und zum Befüllen des angedachten Kombi-Feldes eine eigene Auswahl-Tabelle erstellt, in welcher ich alle Aktennummern mit Bezeichnung erfaßt hatte (hätte ich natürlich auch in einer Werteliste eingeben können). Auf Deinen Vorschlag hin habe ich diese beiden Felder in die Tabelle AKTENPLAN ausgegliedert und per AktenID mit der Tabelle AKTENVERZEICHNIS verbunden. Da die Aktennummern immer einmalig sind, dachte ich, eine 1:1-Beziehung wäre hier demnach die richtige Variante.

Mit der Tabelle AKTENINHALT möchte ich die einzelnen Schriftstücke, die sich in einem Akt befinden, erfassen. Daher die Angaben wie Empfänger, Absender, Datum, Betreff und Suchfeld. Da sich in einem Akt ja viele Schriftstücke befinden können, habe ich hier eine 1:n-Beziehung gewählt.

Hoffe, das hilft weiter. Hab ich etwa schon einen Denkfehler im DB-Aufbau...?
Schönen Abend und viele Grüße
KlausMz
Moderator Access


Verfasst am:
11. Aug 2010, 23:15
Rufname:
Wohnort: Irgendwo in der Pfalz

AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Hallo,
ich habe noch Verständnisprobleme:

Was ist das Feld Register?
Was ist das Feld Stichwortsuche, sollen dort mehrere Stichworte zum Suchen rein?
Zu einer Akte gehören mehrere Schriftstücke, wie werden die erfasst nur der Betreff Empfänger Absender etc. ?
Hast Du Tabellen für die Empfänger und Absender ?

_________________
Gruß
Klaus . . . . . Feedback wäre wünschenswert.
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Gast



Verfasst am:
12. Aug 2010, 06:58
Rufname:


AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage - AW: Eintrag Listenfeld in zwei verschiedene Felder übertrage

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       Version: Office 2003

Schönen guten Morgen,

mit dem Feld Register möchte ich die Register bzw. Trennblätter oder Gliederungen von manchen Ordnern erfassen.

Richtig, mit dem Feld Stichwortsuche möchte ich weitere eindeutige Suchbegriffe aus dem Text der Schriftstücke auflisten.

Die Schriftstücke einer Akte würde ich anhand einer ID, Empfänger, Absender, Betreff, Datum bzw. evtl. ein Zeitraum und den Stichworten erfassen - kein Scan.

Tabellen für Empfänger / Absender habe ich bislang nicht geplant, da hier ein sehr vielseitiger Schriftwechsel vorhanden ist. Ich schätze in etwa, dass die Hälfte der Empfänger / Absender immer gleich ist - die andere Hälfte kommen häufig nur einmal vor. Bin mir nicht sicher, ob ich das über eine Auswahltabelle regeln sollte. Wobei natürlich jede Eingabe per Hand, die sich wiederholt auch eine Fehlerquelle sein kann und mir dann bei Schreibfehlern aus der Suche fällt.

Dir einen schönen Tag!

Ach ja, die Felder Register bzw. Lagerort sind ebenfalls über Drop-Down-Felder mit Auswahltabelle geregelt.
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