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Tabelle für Serienbrief einrichten
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Amethyst
Mag PowerPoint, liebt Excel und benutzt Word


Verfasst am:
17. Feb 2005, 01:43
Rufname:
Wohnort: Bad Zwischenahn

Tabelle für Serienbrief einrichten - Tabelle für Serienbrief einrichten

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Oft bekommt man Tabellen mit Adressen, die so für einen Seriendruck nicht zu nutzen sind, weil in einer Spalte mehrere Informationen stehen. Wie man diese Informationen trennen und für den Sereindruck nutzbar machen kann, zeigt dieses Beispiel:

Also fangen wir an:
  1. Tabelle komplett markieren
    Tabelle --> Umwandeln --> Tabelle in Text...
  2. Tabelle in Text umwandeln
    Tabstops auswählen --> Mit OK bestätigen. Das Ergebnis ist ein markierter Text mit mehreren Absatzmarken pro Datensatz.
  3. Text in Tabelle umwandeln
    Diesen Text markiert lassen und noch mal Tabelle --> Umwandeln --> diesmal aber Text in Tabelle.
    Die Spaltenanzahl hab ich abgezählt nach den Absatzmarken (6). Diese Anzahl eintragen und dann auf OK klicken.
    Das Ergebnis sieht schon recht passabel aus, ist aber noch nicht ganz das, was gewollt ist.
  4. Tabelle noch mal in Text umwandeln
    Lass die Tabelle markiert und ruf wieder Tabelle --> Umwandeln --> Tabelle in Text ... auf.
    Diesmal lässt Du den Text durch Tabstops trennen. Das Ergebnis ist Text, der durch Tabstops getrennt ist und der möglicherweise über die Wordseite hinausragt und nicht mehr sichtbar ist. Das ist aber nicht weiter schlimm, wir sind ja noch nicht fertig.
  5. Text wieder in Tabelle umwandeln
    So jetzt hast Du eine Tabelle, mit der Du arbeiten könntest, mir gefällt sie aber noch nicht, denn Name und Vorname sind in einer Spalte und auch PLZ und Ort und das will ich auch noch ändern.
    Dafür überführe ich die Word-Tabelle mit STRG + C (kopieren) und STRG + V (einfügen) nach Excel.
  6. Weiterarbeiten in Excel
    Die Tabelle ist jetzt in einer Excel-Mappe.
    Da die Spalte A und die Spalte F getrennt werden sollen, müssen vorher neue Spalten eingefügt werden. Markiere die Spalte B und die Spalte G (Spalte B markieren, STRG-Taste gedrückt halten und dann Spalte G markieren) und für über Einfügen --> Spalten 2 neue Spalten ein.
  7. Text einer Spalte in Excel trennen
    Spalte A markieren, Daten --> Text in Spalten... aufrufen
    Jetzt erscheint der Textkonvertierungsassistent von Excel. Im 1. Schritt klickst Du gleich auf Weiter.
    Im nächsten Schritt gibst Du bei Trennzeichen das Komma an und sofort siehst Du in der Vorschau 2 Spalten. Klick jetzt auf Fertigstellen und Du erhältst folgenden Warnhinweis von Excel, den Du aber getrost mit OK bestätigen kannst, denn der Zielbereich ist ja Dank der eingefügten Spalte leer. Das Ergebnis siehst Du im nachfolgenden Screenshot.
    Jetzt markierst Du die Spalte, mit PLZ und Ort. Hier gibt es einen Unterschied zur ersten Spalte, denn hier ist nur ein Leerzeichen zwischen PLZ und Ort. Das ist aber auch kein Problem, wie Du im nächsten Screenshot siehst:
    Klick auf Andere und setz den Cursor in das nachfolgende Feld und betätige einmal die Leertaste. Dann fertigstellen und voila Deine Tabelle ist so, wie Du es möchtest.

Jetzt kannst Du die Tabelle, wenn Du es willst, nach Word zurück kopieren, ich persönlich würde sie aber in Excel lassen, eine Überschriftszeile einfügen und als Excel-Tabelle speichern, auf die Du mit Word jederzeit beim Seriendruck zugreifen kannst.
Amethyst

_________________
Nur wer fragt, bringt sich und andere weiter ;-)) aber die, die antworten, haben sich auch ein Feedback verdient. ;-))
Gast



Verfasst am:
08. Sep 2006, 13:46
Rufname:


AW: Tabelle für Serienbrief einrichten - AW: Tabelle für Serienbrief einrichten

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Danike für den Beitrag. Hat mir sehr viel Zeit gespaart. Very Happy Smile Wink
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